今回のテーマは【学生に 読んでもらえるメール】についてです。
某求人サイトのスカウトメール始め、昨今導入する企業も増えてきている逆スカウトのオファー型求人サイト、インターンシップや説明会の告知、就活生向けのメルマガ等々。
学生へメールを送る機会も沢山あると思いますが、せっかく書いたメールも読まれなければ意味が無いですよね。そこで今回は、少しでもメールを読んで貰えるような工夫をお伝えします！
「メールを送っているのに反応が悪い、、」
「メールを見て欲しいのに見てもらえない、、、」
「もっと開封率をアップさせたい、、、」
こんなお悩みをお持ちの人事・採用ご担当者様は必見です！
メールが読まれると内定承諾率も上がる！？
現在、売り手市場と言われる中で、多くの企業様がお悩みなのが「内定承諾率」
それを上げるためには、”いかに自社に時間をかけてもらうか”にかかっているのです！現在、学生は就活中に1日3時間、就活に時間を使うとも言われております。
ですが、仮に気になっている企業が20社あったとして、その3時間を1社ずつ平等に使う訳ではありません！！自分の気になる企業ほど、沢山時間を使うものですよね？
まずは、学生と直接会えない時期でも、メール等で頻繁に接触し、学生に「自社を忘れさせない仕掛け作り」をしましょう！！
では、学生の興味を惹くメールとはどんなものなのでしょうか？？
学生⇔企業とのコミュニケーションツール1位は、やっぱりメール
学生が日常的に使用するLINEやSNS。これらをここ2~3年で採用活動に取り入れた企業様も多いのではないでしょうか。
下記は就職活動時のコミュニケーションツールに関する調査です。
日常的に使われているコミュニケーションツールは意外にも、オンオフ切り分けて就職活動での使用を避けたい学生もいるようです。
気軽に利用できるコミュニケーション手段として、LINEの必要性が高まってきていても、採用活動のコミュニケーションツールの主流は、まだまだ電子メールが一番使用されるようです。
ポイントは4つ！読まれるメールの極意とは？
それでは早速「読まれるメールの極意について」お伝えします！
【極意1】全身全霊をかけてメールタイトルを工夫すべし！
大前提として学生には毎日数十件～数百件のメールが届きます。
就活し始めの時期は、しっかり全件読んでいるかもしれませんが、忙しくなると重要性の感じないメールを読む頻度が下がります。第一志望群の企業でもない限り、自らメーラーを検索することもないかもしれません。その為、パッと見て見て目が惹く内容、すなわちタイトルに工夫することが重要です。
GOOD事例／NG事例
例えばこんなメール、学生に送ってませんか？
【株式会社〇〇】会社説明会のご案内
このタイトルだと、企業名は明確で分かりやすいのですが、興味のない分野だとしたら何度もメールが届くうちに「ああ、またか」と思われてスルーされてしまう可能性があります。
例えば、このように改善してはいかがでしょうか。
【特別メッセージ】他の会社とは“一味違う”説明会にぜひご参加ください！
何が一味違うの？と気になりますよね。その“気になる”がメール開封に繋がります！
【極意2】情報の有益性
ポイントは学生が届いたメールを読むことにメリットを感じているかです。
学生が「知りたい」と思っている内容をお送りする必要があります。
参考：＜確報版＞3月1日時点の20卒就職活動調査～キャリタス就活2020 学生モニター調査結果
1つデータをご紹介すると、仕事内容や、社風など、入社後の自分がイメージできる情報や、他社と比較した際の強み・弱み、求める人物像など、志望動機や自己PRの材料になりうる情報に関心があるようです。
まずは「学生側のニーズに沿った内容」をつくりましょう！
20卒就活生が伝授！学生が本当に知りたい企業のアレコレってご存知ですか？
【極意3】パーソナライズド化
昨今のweb広告もパーソナライズド化が進んでいます。
動画のサブスクリプション市場でも、観覧履歴から次にお勧めの動画をピックアップしたり、“その人ならでは”の情報にこだわって表示させるようにしています。
メールタイトルと合わせて発信できれば、情報として有益性は高まりますよね。
例えば、メールを使う手段はスカウト系だけでなくエントリー後、選考中の学生に送られる場合もあるかと思います。
例えば選考中の学生であれば、その時に「困っている」「知りたい内容」をヒアリングして配信するなど、大量に送るメールですので、一人ひとりに寄り添うことは難しくてもある程度カテゴライズして欲している内容に送ることは可能かと思います。
スカウト系のサイトでも、自己PRの一文をいれるだけで、学生にとっては“読んでくれた上で私にスカウトを送ってくれているんだ”と企業に興味を持つかもしれません。
また、説明会後の選考参加率を上げる為に、説明会参加の※御礼メールを送ることも効果的です。
（※もちろんそのメールには、説明会を予約できるフォームを付けることをお忘れなく！）
【極意4】ニュース性
それは、すなわち新鮮さや、驚きが伝わる情報のことを指します。
「たった今はじまったこと」や「もうすぐはじまりそうなこと」には人ってついつい反応してしまうものですよね。
私もついつい通販サイトのタイムセールの案内メールは見てしまいます！笑
件名にも、このような情報を上手く盛り込むと開封率も上がります。
例えばインターンシップや説明会の開催日程が追加された際や、もし、人事様がブログをやっているのであれば、
「好評につき追加開催決定！！」や、「新着記事UP☆」という文言と共に、そのページのURLと併せて送るのも効果的だと思います！！
繰り返しにはなりますが、「学生が今何を知りたいのか。」それを上手く捉える必要があります。
「効果的なメール件名作成」事例４選
「企業紹介は定型文の用意があるけど、『件名』はどうしようか？」社内でそんな会話をされたことはありませんか？
そこで！より効率よく件名を決めることができるように「学生の検索キーワード」と「心理を読んだメールの件名」をご紹介していきます！
１：要点を文頭に記載する
下記例を見て、自社のメール件名に当てはめてみてください。
２、★当日選考受験可★社長が話す限定説明会（社内見学ツアー付き）
どちらがこの時期の学生にヒットするでしょうか？
それは後者になります。
なぜかというと、メリットである『★当日選考受験可★』という要点を文頭にもってくることで、表示範囲外の文章もチェックしたい！という心理に働きかける効果があるからです！学生の就職活動期間の早期化・短期化が目立つ今、手っ取り早いと思わせるメリットは大きな意味を持つかもしれませんね！
２：具体的な数値や対象を入れる
では、この2つではどちらの方が目に留まりやすいと思いますか？
２、≪4月25日(水)〆切≫TOPセミナーのご案内！
こちらも、恐らくクリックされやすいのは後者。
「4月25日（水）」と、具体的な〆切を表記することにより、いつまでに何をしなければならないか？といった、設けられた締切日に向けて行動を起こさせる効果が期待できます！
また、具体的な勤務地などを件名に含んで送ることによって、あらかじめ対象者を細分化することもできるため、とても重要なポイントであると言えますね！
３：特別感を出す
２、【早期選考のご案内】スカウト限定日程のご案内
では上記2つでは、どちらのほうが特別感が出ていると思いますか？それは、前者です。
文頭で『●●対象者限定』とあることで、誰にでも送っているわけではないと一目で分かる前者ののほうが、開封率が高いと予測できます！
その他にも、「新鮮さを演出する」ことも重要なポイントです。
こちらはアパレル業界からのダイレクトメールですが、
２、★速報★タイムセール情報／○月○日○○時より新作○○を限定値下げ
内容自体は同じであっても、後者の『★速報★タイムセール情報』が文頭に入ることによって、新鮮化が異なり、開封率は高くなると想定しています。
４：件名の長さ
欲しいと思った人材には件名にも気持ちを入れてしまいがちですが、力を入れすぎて件名が長くなってしまい読みづらく、くどい印象になってしまう可能性も。しかし、逆に短いと素っ気ない印象になってしまいます。
件名は25文字～30文字でサラッと読めるくらいの文字数にしましょう！
件名に入れるワードの中でも、あまり好ましくないネガティブワードがあります。急募や大量採用というワードは良い印象を与えないことがあるので、使用は避けたほうが良いでしょう。
誰にでも送っているわけでなく、少なくとも自分は複数人の中から選ばれている！という心理を突くことで同じ一通のメールでも学生にとっての重要性は大きく変わってくると思います！
メールの内容の書き方については、こちらの記事でご紹介しています！合わせてご覧ください！
今回のテーマは、『開封されるメール』についてです。 企業の中には人手不足に悩み、中途採用を積極的に行っていることころもあるでしょう。就職活動の一般的な手段としては、求職者が企業に対して応募するというものです。企業は応募を待っていること[…]
通常のメールラリーに近しいかたちを活用！
●【説明会のご案内】（□□株式会社） ←不特定多数へ送っている感満載
弊社の企業様でも、説明会への予約状況が芳しくなく、応募者へメール配信をしている企業様は多く見受けられます。そのため、いわゆる就職サイト上のメッセージのやり取りの中でも通常のメールと同様の雰囲気を出すことが重要です。
本来であれば「採用担当の○○です。」と会社名だけでなく、お名前も開示した方が学生は安心しますよね。
ホームページや就職サイトで会社の雰囲気がわかるようにすることと同様、メール文章内であっても開示できる情報は開示をした方が学生にとっては安心感を与える材料となります！
記号【】★を使った視覚の工夫！
上記をお読み頂いた方でもうお気付きの方もいらっしゃるかと思いますが、「これを伝えたい！これを見てほしい！」といった要点には【】、≪≫、★のような記号を用いることが大変効果的です。
★当日選考受験可★社長が話す限定説明会（社内見学ツアー付き）
⇒ 当日選考に進めるメリットを★を用いて強調。
というように、「本当に伝えたいこと」を視覚の心理で工夫することで、見え方は一段と変わってくると思います！
件名が一行の文章のようになっていませんか？まずは記号を取り入れるという簡単な作業からはじめてみるのも良いかもしれません！
【緊急】や【重要】などの使い分け
よく、皆様の元に届くメールで【緊急】や【重要】、さらには【訂正】・【お詫び】といった件名のものはありませんか？
こちらも記号【】を使い、伝えたいことを文頭に持ってくるまでは前述でお届けした通りなのですが、ここで重要なのは、いかに正しく伝えるか！？の使い分けです。
例えば、ある1人の学生へ選考結果のメールを送るとします。
内容は、「ぜひ最終選考に進んで頂きたいので、都合の良い日時を返信してほしい」といった内容。他の選考対応や通常業務を考えると、なるべく早く返信してもらいたいですよね！
そこで。以下Ａ～Cの3つで最も件名に適切ではないものはどれだと思いますか？
Ｂ：【緊急】重要です。ご確認ください。
Ｃ：【お願い】最終選考日時の調整
最も不適切なのは、『Ｂ：【緊急】重要です。ご確認ください。』です。
理由はお分かりの通り、これでは要点も用件も何も伝わってきません。また、「緊急」や「至急」といった言葉は、本当の緊急事態の際にやむを得ず使用するほうが良く、日程調整などではあまり適切とは言えないかもしれませんね。
さらに！「重要」という言葉は、受け取る学生によっては要返信事項ではなく、何かのPRや広告かな？と思ってしまう学生もいるんだとか。
確かに、受け取り手によっては色んな意味にとられても不思議ではありません。せっかく最終選考のご案内をしても、件名の時点で正しく伝わらなければ開封にすら至らない可能性も0ではないのです・・・。
いかに正しく伝えるか！？といった細かな使い分けは非常に重要ということになります！
「Good文面」「NG文面」の事例
ここでは、求職者がGood/NGと感じるポイント、文面パターンをご紹介していきます！
Good文面
「未経験に安心の研修あり！〇〇様の受け入れ環境が整っています。」
未経験でも安心できる研修があるというGoodなポイントです！さらに、特別感を出すために個人名を使ってあげることは親近感を持ってもらえます。硬くなりすぎず、威圧感を出さないようにしましょう。
Goodポイント
- 自分だけに送られているような特別感
- 希望条件に合っている
- 要点がわかりやすい
- 入社後の働くイメージがわく
NG文面
「急募で○○職募集～ぜひ一度お越しください！」
この文面だと、人が足りていなく、会社の経営がうまくいっていない印象を受けてしまいます。また、誰にでも送信してそうな件名にも見え、開かれない可能性が高いです。内容がよくても、件名のせいで誰にでも送っているような文章に見えてしまいます。特別感も全くないので、このような件名は避けましょう。
NGポイント
- 一斉送信メールだとわかる
- なぜ自分にメールが送信されたのかわからない
- そもそも希望条件に合っていない
- 文章が長くてわかりづらい
まとめ
メール配信は“一斉送信感”が学生に伝わると、開封する気持ちがなくなってしまいます。
その為、まずはタイトルに工夫を入れて惹きつけ、学生がその後のアクションを起こしやすい導線で文章構成すると良いかと思います。
その他、メール配信の時間帯についてもよくご相談頂きます。どの時間にメールを送ったら学生が見てくれるか気になりますよね。
例えば、配信時間帯については学生の行動パターンから送るとよいとされています。
学生は日中、授業もしくは就職活動で動いていることが多いので、狙う時間はアルバイトが始まる前の「17：00～19：00」や、アルバイト終了後、「帰り道に開封してもらえる時間」を狙うことをおすすめします。
スカウトメールの配信は、欲しい人材にメッセージがピンポイントで送れるけど、文面の作成やターゲットの抽出作業に時間がかかってしまって大変・・・。 と、マンパワー不足で思うようにスカウトメールを配信できていない…という[…]
