「オンライン面接」そこに潜むトラブルをレポート!

新型コロナウイルスの影響によって、採用活動現場にて新常識となったのが「オンライン面接」です。

企業側・学生側の健康や安全を守りつつ、採用活動を進める手段として脚光を浴びています。このオンライン面接は多くのメリットがある採用活動手法ではありますが、当然トラブルが発生する場合もあります。

本記事では「オンライン面接中に起きたトラブルなどを基に、どうすればそのようなトラブルを未然に防ぐことができるのか」についてご紹介します。

オンライン面接とは

オンライン面接とはZoomやSkypeなど、オンライン上で会話が行えるシステムやサービスを利用して行う面接のことを指します。

従来は対面式での面接がメジャーではありましたが、コロナ渦での採用活動が非常に難航しているため、新たな採用手段として注目されています。

オンライン面接のメリットは、下記のようなものが挙げられます。

  • より多くの学生に面接を行える
  • 採用活動の効率化アップ
  • 採用活動のコスト削減
  • 面接内容の録画可能となり、面接を振り返ることが可能

このように対面式での面接では実現できなかったメリットも生まれています。

オンライン面接に潜むトラブルとは

ここまでの説明でオンライン面接がどうして生まれたのか、どのようなメリットがあるのか、が大まかに分かりました。

そこでここからはオンライン面接ならではのトラブルや問題を説明します。

面接場所の確保

コロナウイルスの影響によって採用活動を行う企業側もオフィスへの出勤を見合わせていることがあります。

その場合、採用担当者は自宅などをオフィス代わりとして、オンライン面接を行うこともあるかと思います。そういったケースでは、オンライン面接を行う環境を十分に整えることが重要です。

<トラブル例>

・通信環境が不安定で円滑にオンライン面接を実施できない

・自宅に家族がおり、生活音や雑音が入る

・自宅であるため、オンライン面接に適切な背景がない

 <未然に防ぐには>

・Wi-Fiではなく、有線が使える通信環境を整えましょう。

・自分一人だけで仕事できる環境を整えましょう。自宅が難しい場合、貸会議室などレンタルスペースの利用を検討しましょう。

・仮想背景を作成し、背景が写り込まない工夫をしましょう。

機密情報の漏洩

対面式の面接であれば、企業側・学生側にある程度の距離があるため、採用担当者の手元にある資料が学生側に見えることはありません。しかし、オンライン面接の場合、採用担当者の手元や背景が写り込むことがあるので、注意が必要です。

 <トラブル例>

・手元に置いていた学生の評価シートが学生側から見えている

・社内秘や機密情報が記載された資料が写り込んでおり、学生側に見えている

 <未然に防ぐには>

・事前に社員同士での事前チェックを行い、手元の資料が写り込まない角度をチェックしましょう。

・重要な資料は手元に置かないようにし、パソコンの画面上に表示するようにしましょう。

コミュニケーションの不足

オンライン面接の場合、企業側・学生側どちらもお互いの雰囲気や空気感が伝わりにくく、本来の姿が見えない可能性があります。だからこそ、対面式の面接よりも慎重にコミュニケーションを取る必要があります。

 <トラブル例>

・お互いの表情がよく見えず、学生側が話しにくくなる

・話すタイミングが重なり、オンライン面接が気まずい空気になる

 <未然に防ぐには>

・いきなり面接に入るのではなく、アイスブレイクの時間を設けるようにしましょう。

・パソコン画面に面接の記録を入力する場合、学生側を見ることを忘れないようにしましょう。

・学生側の話が途切れた後、ひと呼吸置いて質問をしましょう。

採用のミスマッチ

従来の対面式面接であれば、面接の前に会社側が会社紹介やオフィス紹介、先輩からのアドバイスなどを発信する時間を設けることが可能です。しかしながら、オンライン面接では全ての面接が個々に行われるため、そういった情報を共有する時間が十分に確保できないことが予想されます。

 <トラブル例>

・会社の雰囲気や働くイメージが求職者に伝わりにくい

・採用のミスマッチが発生し、早期退職に繋がりやすい

・会社の魅力を求職者に伝えにくい

 <未然に防ぐには>

・会社紹介や先輩からのアドバイスなどをまとめた動画を作成し、求職者が閲覧できるようにしましょう。会社の公式ホームページ内の採用コンテンツを拡充し、より多くの情報を発信できるよう工夫することも重要です。

・求職者のフォローを行う時間や求職者からの相談を聞く機会を設けるようにしましょう

まとめ

新型コロナウイルスが社会情勢に大きく影響を与え、従来の採用活動だけでは学生を採用できない世の中へ変化しています。今後はオンライン面接など新しい手法をうまく取り入れながら、採用活動を行うことが重要です。

今回ご紹介したトラブル例を参考に、より良い採用活動を行ってください。

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