マイナビ転職・マイナビにおいて、応募管理システムが大きくリニューアルされたことはご存じでしょうか？
22卒のマイナビでの管理画面は、Mynavi Web Managerのままなので、23卒マイナビから採用活動をスタートさせようと思っている方はいきなり管理画面が変わってびっくりしてしまうかもしれません。
そうならないためにも、今回は「リニューアルされたマイナビの新管理システム『MIWS』の使い方・新規能」についてご紹介しますので、こちらの記事でしっかりと予習してみてください！
MIWS（ミューズ）とは
「MIWS（ミューズ）」とは、Mynavi Integrated Web Systemの略称で、マイナビ転職、マイナビ新卒では2023卒からの新しい応募管理システムです。企業専用画面の機能の一つである、応募管理機能が外に切り出された採用管理システムになります。
「マイナビ転職」MIWSの特徴
MIWSではこれまでの応募管理機能に加え、 メッセージのやり取りや選考管理の利便性も拡充しています。では、まずマイナビ転職の方から新機能について見ていきたいと思います。
応募管理画面
応募者一覧で、応募経由や学歴/職務履歴などの応募者情報が分かりやすく表示されるようになり、一覧画面上での合否判定や進捗更新がスムーズに対応可能となりました。
応募者一覧の検索条件もより細かく検索項目設定ができます。
例）※以下は一例となります。
| 基本情報 | プロフィール、学歴、資格・スキル、職務経歴、フリーワード |
| 応募情報 | 応募日、会員種別、応募経路 |
| 応募職種 | エントリー種別、スカウト特典、書類選考免除 |
| その他 | 重複応募、複数選考、履歴書未読、選考フロー/選考ステップ、優先度 |
メッセージ
応募者とのメッセージのやり取り状況や、新規メッセージの作成は、エントリー詳細画面で行うことが可能です。MIWSでは、送信先を会員マイページ宛か個人Email宛か選択できるようになりました。
また、カレンダー選択・差し込み文字やファイル添付機能など利便性が高まりました。メッセージへのファイル添付について、これまでは応募者から企業への一方向だけでしたが、企業から応募者に対してもメッセージへのファイル添付ができます。
※Email送信での添付ファイル送信は不可となります。
メッセージの送信後に画面内で進捗ステータスを更新したり、送信したメッセージをテンプレートに保存することができます。
採用状況レポート
採用状況レポートからは、判定した「合否」や、選考フローに応じて採用進捗や歩留まりを確認できます。選考フローは、企業ごと/職種ごとにカスタマイズが可能です。
選考フローを作成することで、募集単位の採用活動に沿った進捗や合否の管理ができるようになります。
エントリーに対してこの選考フローを紐づけることで、割り振った選考に基づいたエントリーの管理を行うことができるようになります。
マイナビ転職応募者管理からMIWSへの変更点
次に、変更点を一部ご紹介します。
アカウント管理
これまでは同じアカウントで同時にログインできていました。
しかし、MIWSではセキュリティの強化のためメインアカウントを含め、同一のアカウントに対して複数人が同時にログインすることができなくなりました。
後からログインした利用者に確認のダイアログを表示し、ログインを強行すると先にログインしている利用者が強制的にログアウトしてしまいます。
そのため、採用ご担当者が複数いる場合は、ひとりひとりアカウントを作成する必要があります。また、アカウントは5種類あり、応募者管理の利用用途に合わせて使い分けることが可能になりました。
| 種別 | 発行システム | 発行方法 | 備考 |
| 統括 | 企業専用画面 | 管理画面 「メインIDPW通知」 |
メインアカウントのことです。 全ての操作を行うことが可能で、情報も全て閲覧できます。 |
| 管理者 | MIWS | MIWS/共通設定 「アカウント管理」 |
メインアカウントと同等権限のアカウントを発行する場合に発行します。 統括と同等の権限があります。 |
| 準管理者 | 企業専用画面（MIWS） | 企業専用画面/共通設定 「ユーザー情報設定」 |
アカウント発行以外のすべての操作が行うことが出来ます。 また応募者情報も基本的には全て閲覧可能です。 |
| 一般ユーザ | MIWS | MIWS/共通設定 「アカウント管理」 |
共通設定機能を利用させたくない場合に使います。 ※メッセージテンプレート管理や検索条件管理など、実務で必要となる機能は利用できます。 |
| 制限ユーザ | MIWS | MIWS/共通設定 「アカウント管理」 |
社外のアウトソーサーなど、利用を大きく制限したい場合に発行します。 初期状態ではいずれの情報も閲覧できず、閲覧するためには個別に許可を与える必要があります。 |
アカウントの種類は増えますが、これまで通り企業専用画面の「メインアカウント」のみの利用でも問題ありません。
メインアカウントと同等の権限を持つアカウントが欲しい場合、これまでよりも利用に制限をかけたい場合は、MIWSの共通設定からアカウント発行が必要となります。
採用グループ
「採用グループ」とは、MIWSリプレイスに伴う新機能です。
制限ユーザ以外は、「標準グループ」に所属し、すべての応募者を閲覧できます。多くの企業は「標準グループ」に所属されるため、全ての応募者を閲覧可能です。
画像引用：【MIWS】マイナビ転職 応募管理画面リニューアルについて
しかし、制限ユーザの場合は、「標準グループ」に所属できないため、応募者が見えません。そのため、制限ユーザ用の選考フロー・採用グループを作り、応募者を割り振る必要があります。
反映までのタイムラグ
マイナビ転職とMIWSは別システムとなっているため、 応募・メッセージの反映に時間がかかります。
データの連携には約10分程度かかるのでご注意ください。
「新卒マイナビ」MIWSの特徴
一方、新卒のマイナビでは2023卒のインターンシップサイトから学生管理がMIWSへと切り替わり、以下４つの便利な機能が利用可能になっています。
選考フローごとの管理がわかりやすい
学生からのエントリー受付を開始する前に、職種やコースを設定しておくことで、選考フローごとの応募者管理が、現在の応募者管理画面よりも、より簡単に行えるようになっています。1人が複数の職種・コースに応募した際も対応が可能です。
直感的に操作できる
グローバルメニューに、採用利用状況レポート、応募管理、メッセージのタブが表示され、直感的に操作できるデザインへと変更されました。アラート機能では、合否連絡待ちアラートと選考停滞アラートが表示されるようになっており、学生への連絡漏れをより防ぎやすくなっています。
応募者一覧では、各種アイコン表示、管理項目やタグの機能なども加わり、評価管理を視覚的・直感的に操作できるようになっています。
学生とのやりとりが、よりタイムリーに
これまで、企業から一方的に送ることしかできなかったメッセージ機能ですが、MIWSでは、学生側から企業宛に個別にメッセージを送れる機能が加わり、双方向でのコミュニケーションを実現させています。
さらに、学生のマイページ宛に送ったメッセージは、未読／既読状況も確認することができ、母集団形成段階においては自社に興味のある学生を選別することができ、選考段階では、日程調整の連絡をしっかり確認してくれているかどうかの把握もできるようになっています。
業務軽減につながる機能
MIWSでは、”一定の条件を満たす学生にはタグ付け”、”この条件に合致したら●●コースの選考フローへ”といった作業を自動化する「アクション設定」など、細かい部分ですが人事の業務を確実に軽減させてくれる便利な機能が搭載されています。
また、MIWSはこれまでとは異なり、年次共通サービスになるため、メッセージテンプレートや共通設定の各種テンプレートは継続して利用することが可能になります。忙しい本サイトオープン準備時には、とてもありがたい機能ですね。
画像引用：「動画でわかる！MIWSにできること」より
Mynabi Web ManagerからMIWSへの変更点
これまでのMynabi Web Managerから、一体どのような点が変更されているのでしょうか？違いを把握しておけば、導入時につまづくことなく、スムーズに作業開始できます。
以下、マイナビ公式サイトで紹介している両者の相違点になります。じっくり見比べてみてください！
画像引用：マイナビ「新・応募管理システムMIWS」
MIWSへの移行による注意点
最後にMIWSに切り替わる際の注意点を、マイナビ転職、マイナビ新卒の順にご紹介します。
マイナビ転職での注意点
マイナビ転職では、以下４つの注意点が存在します。
メッセージテンプレート
移行前からマイナビ転職をご利用いただいている企業のメッセージテンプレートについては、企業専用画面からMIWSへ書類不合格通知やスカウトテンプレートなど移行されます。
MIWSではテンプレート種別が新設され、『汎用』『合格通知』『不採用通知』に分けられています。
また、企業専用画面のテンプレートとMIWSのテンプレートは同期されません。新しく作成する場合はMIWS上からの設定が必要となります。
評価設定
履歴書評価・進捗評価・フリー評価の内容は、タグと管理項目として移行されます。
備考メモは「コメント」として移行されます。管理項目では、用意した選択肢の中から選ばせる他、文字列や数値の入力もできます。
保存リスト
「保存リスト一覧」は、MIWSでは廃止となり「タグ一覧」として移行されます。
応募者ごとにタグ付けされ、「タグ検索」が可能となります。保存リスト名をタグ検索欄に入力することで、MIWSでも対象者を抽出することができます。
匿名質問・問い合わせ
これまで「匿名質問」は、応募管理内の「匿名質問一覧」に表示され、問い合わせがあった場合は「応募者一覧の中で緑枠」として表示されていました。
MIWSでは、「匿名質問」と「問い合わせ」は応募管理ではなく「メッセージ」のタブから確認する形へ変更となります。
新卒マイナビでの注意点
続いて、マイナビ新卒での注意点をお伝えします。
メッセージテンプレート
マイナビ転職同様に、新卒の方でもメッセージテンプレートに関しては注意が必要です。一度MIWSの方で作成したテンプレートは年次共通なので年次が変わってもそのまま使うことができますが、マイナビ2022まで使用していたMynabi Web Manager内で作成したテンプレートは、MIWSへは自動では引き継がれません。移行時には、コピーして設定する必要があります。
参画パッケージによって利用できない
参画するパッケージによってはMIWSを利用できない場合もあるので、注意してください。現状、従来通りインターンシップパッケージCに参画している企業は、MIWSは利用不可となっています。
廃止や縮小する機能がある
エントリーシートPDF出力オプション、写真提出機能は廃止となり、MyCareerBoxの活用を促しています。また、企業マイページの仔細な分岐設定は、全体公開もしくは検討リスト登録者全体公開の運用となり、Excelでのファイル出力はCSV形式になるなど、機能が一部縮小となっています。
まとめ
リニューアルされて、多くの機能が追加されました。上手く活用すれば、これまでよりも簡単に分かりやすく、応募者管理が可能になります。
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