人事評価システムとは、社員を評価するための人事データを管理・運用するためのシステムです。人事評価は、社員のモチベーション維持のためにも、企業にとって重要な要素といえます。
実際は、中小企業の人事評価システムの導入率はそこまで高くなく「種類や選び方が分からない」と悩む人事担当者もいるでしょう。
この記事では、人事評価システムを導入するメリットや注意点について詳しく解説します。システム導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。
人事評価システムとは？
人事評価システムとは、社員を評価するのに必要な情報を管理・運用してくれるシステムのことです。もともと人事評価は、目標設定や結果、上司からの評価といった項目の記入を紙やExcelなどを活用して行っていました。
その工程をシステム上で管理・運用して「見える化」できるのが人事評価システムです。公平かつ平等な評価を効率的に行えるだけでなく、データをもとに判断できるので主観的な評価ができるようになります。
また、社員のスキルを管理できる人事評価システムもあります。個々の社員の業績などの情報をもとにするので、人事異動の際に適した人材配置ができるのもこのシステムの魅力です。
中小企業の人事評価制度の現状
近年、日本の企業は慢性的な人材不足に陥っています。そんな中、多くの中小企業では新型コロナウイルスの影響もあり、さらなる人材不足に悩まされている企業も多いでしょう。
現在の中小企業の状況を踏まえても、人材不足を解消する方法の一つとして人事評価システムの導入が大きく注目されているのです。時間や労力を要する人事評価をシステムで管理することで、人事担当者の業務負担の軽減に繋がります。
しかし、人事評価システムを導入しているにも関わらず、正しく運用できていない中小企業もあります。正しく運用できない理由には、評価する側のスキル不足が挙げられるでしょう。
評価基準の矛盾や好き嫌いの主観が入ってしまうと、人事評価に対する社員からの不満が募るだけでなく、協力を得ることも難しくなります。評価者育成のスキルが企業側にないと、人事評価制度を正しく運用できません。
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社員数の少ない中小企業こそ人事評価システムが必要？
人事評価システムは、社員数の少ない中小企業こそ必要なツールといえます。なぜなら、社員数の多い大企業の場合、社員一人の生産性が下がったとしても業務に支障が出るのはほんのわずかです。
しかし、社員数の少ない企業では、社員一人一人の生産性が業務に大きく影響を与えることになるでしょう。
見方を変えると、社員一人一人が生産性に与える影響が大きい中小企業の場合は、社員のやる気アップが企業全体の生産性を向上させることに繋がるでしょう。
そのため、中小企業こそ人事評価システムの導入を検討し、社員のモチベーションを高めるための取り組みを行うのがおすすめです。
人事評価システムを中小企業が導入するメリット
ここからは、人事評価システムを企業に取り入れるメリットについて紹介します。
社員の能力やスキルを可視化できる
人事評価システムには、社員の経歴や評価履歴に加え、スキルの管理機能が搭載されているものまであります。社員のスキルを可視化することで、異動や育成に役立てられるでしょう。
その他、新規プロジェクトの立ち上げの時にも、必要なスキルを持つプロジェクトに最適な人材を探しやすくなります。
一定の基準で公平に評価できる
人事評価システムを導入するメリットで特に分かりやすいのが、一定の基準で公平に評価できるという点でしょう。
評価の基準やプロセスが明確化することで、好き嫌いなどの評価側の主観による曖昧なものではなく、公平で客観的な評価に繋がります。
コストや工数が削減できる
紙やExcelでの管理は、評価シートの配布・回収・データの集計・入力など、多くの工数が発生します。人事評価システムを導入することで、これまで手作業で作成していた評価をシステム上で完結でき、評価のために要していた時間を他の業務に活用できるのです。
業務の効率化にも繋がり、人材不足が課題になっている企業ほど大きいメリットといえます。
離職率を下げることに繋がる
人事評価システムを導入して、公平に人事評価やフィードバックがなされると、社員の評価に対する納得感が高まります。そうすることで、社員が目標を定めやすくなり「何をすれば評価に繋がるのか」がはっきりするため、社員のモチベーションが上がります。
また、定期的な人事評価を行うことで、社員のモチベーション維持も期待でき結果的に離職率の低下にも繋がるでしょう。
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中小企業が人事評価システムを導入する時の注意点
ここからは、人事評価システムを導入する時の注意点について解説していきます。
自社で取り入れる評価方法に適した人事評価システムか確認する
自社で取り入れている、または取り入れたい評価方法に人事評価システムが対応しているかどうかの確認が必要です。自社が取り入れる人事評価制度に対応していないと、使い勝手が悪くスムーズに活用できない可能性があります。以下に代表的な評価方法を挙げてみます。
- MBO(目標管理制度)
- OKR(業績評価制度)
- 360度評価法
- コンビテンシー評価
- 1on1
MBOは企業の規模関係なく、様々な企業で活用されている評価方法です。個人またはグループで目標を設定した後、達成度合いをそれぞれで管理して人事評価に加えます。社員自ら掲げた目標に向かって行動するように促す効果が期待できるといわれています。
OKRは企業の達成目標をもとに、各部署や社員の目標を設定して成果に沿った評価をする方法です。企業の成長に主眼を置いているため、達成すべき目標は高めに設定されます。
360度評価法は評価者だけでなく、同僚や部下といった様々な立場の人からの意見を加えて評価する方法です。複数人で多角的に評価するので、より公平な評価を行えます。
コンピテンシー評価は、社内で大きな成果を挙げている社員の行動特性を基準にして評価する方法です。見本が存在することで、どのようにすれば評価されるのかという部分が明確になります。
1on1とは、企業のために行う従来の面談と違い、社員のために１対1で上司と部下が行うミーティングのことです。上司は部下の人間関係や仕事の悩みなどを把握し共有することで、信頼関係を築きながら目標達成へのサポートや成長のためのアドバイスができます。
上記で紹介した評価方法のMBO・OKR・360度評価・コンピテンシー評価・1on1に対応している人事評価システムには、カオナビやタレントパレットなどがあります。HRBrainも多くの評価制度に対応しているので、チェックしてみると良いでしょう。360度評価に対応しているシステムだと、sai*recoや評価ポイントなどもあります。
また、人事評価システムの機能は製品によりさまざまありますが、それぞれのシステムの特徴については、後ほど詳しく説明していきます。
操作しやすい人事評価システムを選ぶ
中小企業が人事評価システムを導入するのに、人事担当者を含め他の社員でも扱いやすいシステムかどうか、という点も重要なポイントです。扱いにくいシステムの場合、人事担当者の負担が増えるだけでなく、社員にもストレスを与えてしまいます。
使い方の説明やレクチャーといった研修コストを抑えるためにも、複雑な操作が必要なシステムは避けるのが無難でしょう。
サポート体制・セキュリティ対策万全な人事評価システムを選ぶ
人事評価システムを運用するにあたり、途中で不具合を起こすケースもあります。そのような事態が起こった時に、サポート体制が整っているのかという確認を導入前にしておくことが大切です。
そして、サポート体制の他にもセキュリティ対策が万全か、という点も含めて確認しておくと安心して運用できます。
クラウド型・オンプレミス型の確認
人事評価システムには、インターネット上のサーバーを利用して管理する「クラウド型」と、自社で専用サーバーを導入して一からシステムを構築する「オンプレミス型」の２つの形態があります。
それぞれの特徴や費用を比較しながら、クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に合っているのか判断しましょう。
人事評価システムの価格を確認する
人事評価システムを中小企業が導入する時は、システムの価格も確認しましょう。運用するための費用バランスを考えるのも重要なポイントです。
たとえ便利な機能が多く搭載されていても、使いこなせなければ費用が予算を超えることも考えられます。
予算内で導入できる料金システムや、使いたい機能だけをチョイスできるタイプを探してみるのもおすすめです。
人事評価システムおすすめ比較7選
最後に、中小企業におすすめの人事評価システムを紹介していきます。まだ、人事評価システムを導入したことがない中小企業でも扱いやすいものを中心に、MBOやOKR、360度評価などをすでに取り入れている企業におすすめのシステムも挙げていきます。
カオナビ
「カオナビ」は、約3,000社以上の企業が導入した実績のあるタレントマネジメントシステムです。社員リストや評価、アンケートといった人材に関する情報をクラウド上で一元管理できます。
MBOやOKR、コンピテンシー評価など多くの評価制度に対応し、シンプルな操作性とカスタマイズも簡単にできるのが魅力です。
HRMOSタレントマネジメント
「HRMOSタレントマネジメント」は、使いやすさにこだわったシステムで、従業員データベースを中心に様々な機能を提供しています。同社が提供する「HRMOS採用」と連携することができ、採用の選考段階から入社後まで社員情報をワンストップで活用できます。
目標・評価、組織＆個人サーベイ、1on1の３点セットになった資料を請求できるので、まずはチェックしてみるのもおすすめです。
あしたのクラウドHR
「あしたのクラウドHR」は、中小企業をはじめ大企業にも選ばれる、トップクラスの人気を誇る人事評価システムです。シンプルかつ分かりやすく表示されている社員の評価シートの閲覧はもちろん、社員情報管理や分析機能が搭載されています。
1on1や360度評価などの人事評価にも対応しているほか、目標を自動添削する独自の機能もあります。
HRBrain
「HRBrain」は、人事評価だけでなく、タレントマネジメントも可能な人事評価システムです。人事評価からはじまり、人材データ管理、タレントマネジメントに至るまでワンストップサービスを実現しています。HRBrainが対応している人事評価には、MBOやOKR、1on1などがあります。
初心者でも利用しやすいシンプルな設計の他、初期設定から運用支援までのサポート体制が充実しているのも、このシステムの特徴です。
タレントパレット
「タレントパレット」は、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供するタレントマネジメントシステムです。あらゆる人材データを一元化し分析することで、組織の力を最大限活かすことが可能になるでしょう。タレントパレットが対応している人事評価は、MBOやOKR、コンピテンシー評価などです。
中には、社員のモチベーションとエンゲージメントが把握できる機能も搭載されています。社員の変化を察知できるので、早めのフォローが可能になり離職防止に効果的といえます。
sai*reco
「sai*reco」は、クラウド型の人事管理システムで、中小企業をはじめ多くの企業が導入しています。sai*recoが対応している人事評価は、MBOやOKR、コンピテンシー評価、360度評価などです。人事に関する全ての項目を一元化して、もらすことなく蓄積できる他、企業のニーズに合わせて機能をカスタマイズできるなど、高い柔軟性を発揮します。
無料トライアルが可能なため、まず試してみてから決めたいという企業にもおすすめのシステムでしょう。
評価ポイント
「評価ポイント」は、クラウドを利用して人事データを一元管理できる人事評価システムです。このシステムの魅力は、人事評価を正しく行うだけでなく、評価をポイントとして還元できる機能を搭載している点でしょう。また、360度評価に対応しているため、さまざまな評価が得られ、社員一人一人の問題点をより明確にできます。
まとめ
人事評価システムを導入する際は、自社の評価方法に適しているのか、導入する目的の明確化、費用の確認といったいくつかの注意する点があります。
しかし、人事評価システムを企業に導入することで、公平な評価による社員のやる気向上やコスト削減、離職率の低下など様々なメリットが期待できます。
今回紹介したおすすめの人事評価システムの機能を参考に、導入を検討してみてください。
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