今回のテーマはこちら！『来たる・2024年度入社式』についてです。毎春の恒例行事「入社式」ですが、今回は「貴社でも起こりうるかもしれない！？本当にあった入社式事件簿！」をご紹介します。
入社式の案内はいつ？出すタイミング
みなさんは、入社式の案内をいつ頃入社予定者に知らせていますか？早すぎても忘れられてしまいそうだし、遅すぎれば学生を不安にさせてしまいます。案内を出すのは、いつがベストタイミングなのでしょうか？
3月1週目までに
入社式の日程は、4月開催であれば「3月1週目～遅くても2週目まで」に案内するのがベストです。多くの場合、1ヶ月前くらいには予定を知っておきたいもの。なかなか案内が来ないと、学生も不安になって会社に問合せが来てしまうこともあります。
2月は就職サイトのオープン準備で忙しいとは思いますが、オープン直後に案内を送れるように、こちらも合わせて準備しておきましょう。
入社案内に記載する内容は？
入社案内のレターは他のビジネスレター同様に作成します。
日付、宛名、差出人、件名、前文、主文、末文、そして別記として、開催日時と集合時間、場所、持ち物、服装、式概要などを記載しましょう。
入社式はリアル？オンライン？
学情が23卒学生を対象に「入社式はリアル・オンラインのどちらを希望するか？」というアンケート調査を行いました。
8割が入社式「リアル」開催希望
調査の結果をみると、24卒学生の約8割が入社式はリアル開催を希望していることがわかりました。
前年にも同様のアンケートを行っており、23卒時は「リアルがいい」とはっきり答えた割合は48.8%だったのに対し、24卒時では63.4%と前年比 15.5 ポイント増となり、よりリアル開催希望が強い傾向となっています。
参照：株式会社学情
コロナ禍も明けたため、オンライン開催を望む声は全体の1割ほどとなり、新しくスタートを切る大事な日ですので、出来れば「リアル」で開催した方が入社予定者としては満足度が高い入社式になることは間違いなさそうです。
貴社でも起こりうる！？本当にあった入社式事件簿
入社式当日ともなれば、全て順調に進まず、何かしら必ず起こってしまう・・・という経験や不安はないでしょうか。事前に防げること・決めておくべきことを今一度しっかりと確認し、リスクマネジメントに努めましょう！
遅刻
まずは何と言ってもこれ。一部では、春の風物詩とも言われている「新入社員の遅刻」です。単に遅刻と言っても、いろんな理由が考えられます。オンライン開催する企業はあまり気にしなくてもいいかもしれませんが、リアルで開催する企業は要チェックです！
- 電車遅延
- 道に迷った
- 慣れない通勤ルートによる電車の乗り間違え
- 寝坊 など。
当日の新入社員との連絡手段は、きちんと決められていますか？社会人初日ということもあり、当日見舞われるトラブルに新入社員はいつもの何倍も動揺してしまいます。
事前に連絡手段を明確にしておくだけでも、彼らにとっては安心感へとつながりますし、企業側としても、当日になって、「1人いない！誰に連絡きたかもわからない！」なんてバタバタすることもなくなります。
是非そこは社会人の先輩として連携をとり新入社員のサポートをしてあげてください！
忘れ物
ちゃんと確認したはずなのに・・・それでも起こってしまうのが忘れ物です。忘れ物をしてしまった新入社員への対応は、どうされていますか？
「忘れてしまったら速やかに報告する。」というのは、入社式当日の彼らにとって、とても言い出しづらいことでもあり、「周りは何も忘れてない…」という思いや「入社早々、会社からの評価が下がるかも…」といった不安にも駆られます。
ここで大切なのは、「いかに落ち着かせるか」ではないでしょうか。もちろん、大人として確認を怠ることはいけないことですが、起こってしまったことは仕方ありません。
「何か忘れ物をした方はいませんか？」
「もし何かあれば、遠慮なくお近くの先輩に伝えてください」
こういった一言を最初にかけてあげるのもいいと思いますし、もちろん、事前確認を強化することも当たり前なようで大切なことです。今一度、持ち物の確認と忘れ物対策を練り直しましょう！
式中に携帯が鳴る
携帯の電源を切り忘れ、またはマナーモードにし忘れて、入社式の最中に携帯が鳴ってしまった…！という事件です。普段からマナーモードにしているから大丈夫だと思って安心していたら、まさかの「アラーム」が鳴ってしまった！といったこともあるようです。
代表のあいさつの途中に携帯が鳴ってしまうハプニングが起こらないようにするためにも、式が始まる前に、きちんと【携帯電話はマナーモードにするか電源を切る、アラーム設定にも気を付けて】とアナウンスすることをおすすめします。
一人だけ辞令がない
これはあってはならない事件ですが、新入社員の中で1人だけ辞令交付のリストに名前がないという事件も過去にあったようです。
これから頑張って仕事をしていこう！と意気込んでいる新入社員に対して、このようなミスをしてしまうと、その後の会社への信頼度はガタ落ちです。前日までに、新入社員の名前と人数が一致しているのか、きちんと確認しておく必要があります。
入社ブルーで当日来ない
個人的には、これが一番の事件だと思います。
- 入社ブルーで、新入社員が入社式に来ない！
- 「入社式を2～3週間遅らせてください！」と親御さんから電話があり、人事担当者が頭を抱える…
耳を疑うようですが、そんなことが実際に起こった企業があるそうです・・・。
原因としては「どうしようもない不安」という精神的な疲労。そこから入社式直前に体調を崩してしまいそのまま負の連鎖に陥っていく・・・。何とも一番起こってほしくないことですね！！
入社式事例集
入社式の準備から、危機回避まで！ぜひ、入社式準備の参考にしていただければと思います。
▶なにやる？いつやる？入社式～他社が行うユニークな入社式事例！学生が語る「こんな入社式はがっかりだ！」～
入社式の成功がその後の早期離職率を左右する！？入社式の本当の目的とは？学生が語る「がっかりだった入社式」とは一体…？
・入社式の目的
・一般的な入社式の流れ
・これだけはやっておきたい入社式準備
・ユニークな入社式事例９選
・学生が語る！「こんな入社式はがっかりだ！」
まとめ
無事に入社式を終えるまで採用は終わってはいません。入社の直前になって入社ブルーにさせないためのポイントとしては、学生の気持ちに寄り添ってあげることが大切です。
「困ったことがあれば何でも連絡ください」と、入社式の当日を迎えるその日までしっかりと内定者フォローを行い、入社予定者全員が揃って笑顔で出社してもらえるように最後の最後まで気を引き締めていきましょう！
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