皆さんはエージェントコントロールという概念をご存知ですか？
エージェントコントロールとは、企業人事とエージェント間のやり取りを密に行い、採用活動を効率的に進める動きのこと、またはエージェント企業の窓口業務を巻き取るサービスの総称を指します。
本記事では、「エージェントコントロールの必要性や、エージェントコントロールのコツ、メリットについて」ご紹介していきます。
エージェントコントロールとは
エージェントと取引をスムーズに行う行為そのものを、採用現場では「エージェントコントロールをする」と表現します。
また、採用企業に代わって、人材紹介会社（エージェント）との窓口業務を代行する業務そのものをエージェントコントロールと指すこともあります。
採用が激化する中で、単に求人募集をエージェントに依頼しただけでは、なかなか候補者の推薦は上がってこなくなりました。小まめにエージェントと情報交換をして、関係性を築いていくことは必要不可欠であり、これらの煩雑なエージェントコントロールの業務は採用代行者に依頼することも可能です。
エージェントコントロールの業務内訳
- 複数あるエージェントの中から自社求人にあったエージェントとの商談設定
- エージェントとの打ち合わせ、窓口業務全般
- エージェントにどのような情報を伝えるべきか事前の情報整理
- 求人票の内容が適切か、過不足ないかを確認する
- 候補者推薦が来た後、書類選考のOK理由およびNG理由をエージェントとすり合わせする
- 選考段階に応じて、スピーディーな情報共有
- 複数のエージェントの選考進捗の管理、分析
- エージェント向け説明会の企画書作成、実施アドバイス 等
エージェントコントロールは多岐に渡るため、複数タスクを抱える人事担当者が1人でこなすことは非常に困難でしょう。とは言え、エージェントコントロールを怠ると、なかなか良い人材の提案が受けられず採用業務がうまく進まなくなる懸念もあります。
なぜ、エージェントコントロールをする必要があるか？
改めて、エージェントコントロールを行う必要があるのはなぜか考えてみましょう。
人材紹介会社、求人広告の媒体社など、人事向けサービスを提供している企業と友好的な関係性を築き、自社の採用に活かすことをベンダーコントロールと言います。ベンダーの中でも、エージェントとの取引を円滑化させることを、エージェントコントロールと表現するのです。
国内に人材紹介を行う事業者は、約2万事業者存在します！
各エージェントがどのような候補者の集客が得意なのか理解をして、競合他社よりも先に良い候補者を推薦してもらうために、エージェントに対してしっかり自社求人の魅力をプレゼンする必要があります。
エージェントの中で企業対応をするリクルーティングアドバイザーの抱える求人案件は、100社～200社ある場合もありますが、その中で積極的に候補者を推薦する「注力企業」は10～20社程度となります。その数十社の中に組み込んでもらうためには、エージェントと小まめに連絡をとり、最新の候補者の動きをつかんでいくことが重要なため、エージェントコントロールが重要視されているのです。
外部に協力者を依頼するメリット
エージェントコントロールを外部に依頼する場合は、採用代行サービスや採用アウトソーシング（RPO)サービスを利用することが多いでしょう。
【メリット】
- プロの採用代行者、RPOサービスのベンダーに依頼できるので対応の質が担保される
- 工数のかかるエージェントコントロールを委託することで、人事担当は面接や内定者のケアなど、候補者と直接関わる業務にリソースを割くことができる
- エージェントを適切に利用できるため全体の採用率がアップする
- 複数いるエージェントとの窓口業務を委託することでスピーディーな対応ができる
一方、エージェントコントロールを外部に委託することで、人事担当者とエージェントの間に距離が生まれるため、業務委託した採用代行者がうまく機能しなければ伝達ミスや余計な工数が増える可能性もあります。
エージェントに募集を依頼する場合も、採用代行者にエージェントコントロールを依頼する場合も、信頼できるパートナーを見つけることが1番重要でしょう。
まとめ
エージェントは企業の下請けではなく、企業人事とともに採用活動を行っていくパートナーです。情報を密に共有しながら、友好な関係を築くことが重要です。
エージェントに、「この会社は候補者を紹介しても、いつも理由なく不採用にされるな」「募集情報が少なすぎて、候補者に積極的におすすめしづらいな」と少しでも感じられてしまうと、候補者の推薦がストップしてしまうリスクがあることを覚えておきましょう。
自社の人事担当者だけでエージェントコントロールを行えない場合は、信頼できる採用代行者やRPOのベンダーを探し、効率的にエージェントコントロール業務を発注すると良いでしょう。
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