書類選考、適性検査、採用面接のように、企業が行う採用活動は多岐にわたります。
多大な時間や労力をかけておこなう採用活動では、雇用後のミスマッチや早期退職といったトラブルは避けたいものです。採用活動を始める前に、自社の採用基準を設定することで、採用担当者による評価のブレや時間のロスを防ぐことが可能になります。
今回は、採用活動の質向上に欠かせない「採用基準」の重要性や、設定方法について紹介します。
採用基準とは
採用基準とは、自社で活躍できる適切な人材を選ぶために定める指標のことです。
人選が採用担当者に依存しないよう、公平な採用選考を行ううえで大切な決まりです。採用後にミスマッチが起きるなど、採用活動に問題が発生している場合は、採用基準を見直すことで問題解決につながる可能性があります。
なぜ採用基準を設定するのか？
採用基準を設定する理由にはどのようなものがあるのでしょう。
採用基準設定の重要性
採用基準が明確でない場合、採用担当者それぞれの性格や経験、価値観などによって、自社にとって必要な人材かどうかの判断にムラが出てしまいます。自社に必要な人材の採用を逃してしまったり、合否の判断に遅れが出てしまったりすることがないように、採用基準の設定はとても重要です。
採用基準設定の目的
採用基準を設定するのは、正確性とスピード感を持って採用活動を行うためです。
採用担当者ごとの合否判定のばらつきや主観での評価をできる限り少なくすることで、候補者を公平に評価できるのも採用基準設定のメリットと言えるでしょう。明確な採用基準を設けることで、学生一人一人にかける判断時間も短縮でき、採用活動の効率化も望めます。
採用基準を見直すタイミング
採用市場では、日に日に状況が変わります。常に最新の情報にアンテナを張り、定期的に採用基準を見直す姿勢が大切です。
採用担当者が選んだ人材が、のちに配属先担当者の面接で不採用になってしまったときは、自社が必要としている人材と採用基準の間にミスマッチが起こっている可能性があります。また、採用後に内定辞退や早期退職が起こっている場合なども、採用基準を見直すタイミングといえます。
採用基準に問題があるとどうなる？
採用の公平性に欠けることで、合否の判断が各自の判断によってブレやすいという問題が発生します。個人の主観による採用の場合、「なぜこの人を採用したのか」という疑問が生まれることもあるでしょう。
採用担当者による認識の違いをそのままにしておくと、採用活動のスピードダウンや、採用後の定着率の低下にもつながりかねません。とくに、現場の意向を取り入れずに採用が決まってしまうと、採用後のミスマッチや既存社員のモチベーションの低下にも影響が及ぶ可能性があります。
問題のある採用基準の例
問題のある採用基準とはどのようなものなのでしょう。
採用基準があいまいで、明確でない
たとえば、「リーダーシップがある」や「思考力が高い」といった曖昧な基準では、担当者ごとに評価に相違が出ます。採用基準は明確に設定しましょう。
採用基準が高すぎて、活躍できる人材を見逃してしまっている
有効求人倍率の高まりから、無意識に採用基準が高くなってしまい、自社が必要としている人材が他社に流出してしまっている場合もあります。希望する基準を全て満たす人材はいないことを理解したうえで、必須条件と歓迎条件に分けて基準を作るなど、柔軟な対応が必要です。
どういう場面で「採用基準」を活用するのか？
採用基準は、採用フローの中に落とし込んで使うことで、初めて意味を持ちます。面接だけでなく、書類選考や適性検査の際も採用基準を元に評価を行うことで、統一感のある選考が可能です。
さらに、求めている人物像を明らかにし、採用担当者全員が共有することで、採用活動の質が高まります。主に採用担当者が行うことの多い一次面接から、配属先の責任者が参加する二次面接、役員などが行う最終面接と複数回にわたる採用活動では、採用基準の細かな共有が重要です。
採用活動のたびに評価にブレが出てしまわないよう、自社で定めた採用基準や評価のポイントを共有することで、採用活動の正確性の向上や効率化が図れます。
採用基準を設定する手順と方法
採用基準は、今後の採用活動において最も重要と言える指針です。自社の求める人材を確保するため、しっかりと事前準備をして決める必要があります。ここでは、採用基準の設定方法についてご紹介します。
現場責任者や経営陣の意向をヒアリング
まずは、自社が求める人材についての情報収集から始めます。
必要な人物像や求める経験、スキルについて、経営層や配属先の部署、現場の人などに、できるだけ具体的にヒアリングを行うといいでしょう。必要条件は、優先順位なども確認しながら情報収集できると、より効率的に採用基準が設定できます。
新卒採用市場、転職市場の調査を行う
企業側と就職活動市場のトレンドにギャップが生じてしまうと、採用基準が低すぎたり高すぎたりという失敗につながります。業種や職種によっても異なるので、自社の置かれている就職活動市場をリサーチすることが大切です。
求める人物像を具体的に設定する
ヒアリングと就職市場の調査結果をもとに、採用基準となる人物像を言語化します。スキルや能力、経験や社会人基礎力などといった項目一つ一つに落とし込みながら、自社の求める人物像を明確にしていくと良いでしょう。
評価項目をつくる
求める人物像で挙げたスキルや経験、コミュニケーション能力などといった評価項目を、優先順位をつけて抽出していきます。必須項目や歓迎項目、合格ラインなども明確に検討しておくことで、より精度の高い採用基準が完成します。
採用基準設定での重要項目
採用基準の中に、能力や経験のほか、求める価値観を設定することも重要です。
どんなにいい人材でも、会社の社風や風土に合わない人材を採用してしまうと、雇用後のミスマッチによる定着率の低下につながります。ここでは、自社に合う人材かどうかという点に加え、重要視すべき採用基準を、新卒採用・中途採用の2つに分けてお伝えします。
新卒採用の場合
コミュニケーション能力
画像引用：一般社団法人日本経済団体連合会「2018年度 新卒採用に関するアンケート調査結果」
一般社団法人日本経済団体連合会（経団連）が2018年に行った「新卒採用に関するアンケート調査」では、選考にあたって特に重視した点で82.4％の割合を占めた「コミュニケーション能力」が、16年連続で最も多い結果となりました。
ビジネスにおけるコミュニケーション能力は、人間関係の構築だけではなく、相手の求めるものを聞き出す力や真意を伝える力など、多岐にわたる必要な資質です。
主体性
上記のアンケート調査で、64.3％をとった「主体性」は10年連続で2位を維持しています。主体性をもって仕事を取り組める人材は、積極的な姿勢や問題解決能力が備わっているといえます。
中途採用の場合
ポテンシャルや誠実性、向上心を第一に評価していく新卒採用に比べ、中途採用の採用基準は明確です。
即戦力になる人材を選ぶため、志望動機や意欲に加え、これまでの経験に応じた知識やスキルを身につけているかどうかなどを基準として捉える必要があります。
採用基準に設定してはいけない項目
厚生労働省の公正な採用選考の基本によると、公正な採用実施にあたっては以下のように明記しています。
公正な採用選考を行うことは、家族状況や生活環境といった、応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しないということです。（引用：厚生労働省：公正な採用選考の基本）
年齢・性別や体格、障害・病気の有無に加え、転居を伴う転勤に応じるかなど、複数の項目が、法律上で採用基準に含めてはいけない項目として定められています。
年齢においては「求人票は年齢不問としながらも、年齢を理由に応募を断ったり、書類選考や面接で年齢を理由に採否を決定する行為は法の規定に反するものです」とされており、形式的に求人票を年齢不問とすれば良いということではなく、応募者を年齢で判断しないことが必要となります。
（情報引用：厚生労働省・都道府県労働局ハローワーク）
性別においても、男女雇用機会均等法によって、応募者を募る際に性別における差別を禁止しています。
男女雇用機会均等法（以下「法」という）は、労働者の募集及び採用に係る性別を理由とする差別を禁止し、男女均等な取扱いを求めています（法第５条）。また、業務上の必要性など、合理的な理由がない場合に、募集・採用において労働者の身長・体重・体力を要件とすること、労働者の募集・採用、昇進、職種の変更をする際に、転居を伴う転勤に応じることを要件とすることは、間接差別として禁止されています（法第７条）。
（情報引用：厚生労働省：男女均等な採用選考ルール）
さらに、本人の適性や能力に関係のない事項に関する質問も面接で行うことも禁止されています。生活環境や家族に関すること、宗教や人生観などです。就職差別につながってしまう恐れがあるので、十分に注意して採用基準を定めましょう。
採用基準を作るときの注意点
せっかく採用基準を設定しても、採用担当者ごとに言葉の解釈が違っては、採用にブレが出てしまいます。
たとえば、「職務経験3年」よりは、「クライアントとの調整・折衝経験3年」などの方がより具体的です。採用基準は人によって違いが出てしまわないよう、スキルや経験などをより明確に定義し、共通の理解を深めた上で設定するのが良いでしょう。
「採用基準」社内共有の仕方
採用基準を作成する際は、経営層、配属予定の部門、人事担当者が揃ってディスカッションを行い、求める人物像をすり合わせることが求められます。
採用基準を明確にし、質問項目や評価項目をセットで作成することで、誰でも公平かつ客観的に評価できる仕組みづくりと、情報の可視化が図れます。
人事が採用面接で見極めるべきポイント
面接では、書類では判断できない、人柄やポテンシャルといった評価を行います。
主観的な評価にならないよう、具体的かつ客観的な採用基準を設定し、採用担当者全員で共有したうえで、自社で活躍できる人物像に当てはまるかどうかを見極めることが大切です。
まとめ
今回は、採用活動の質担保に欠かせない「採用基準」の重要性や設定方法についてお伝えしました。
採用基準を設定することで、雇用後のミスマッチや早期退職などの問題を減らすことが可能です。採用活動の質向上と効率化を目指し、ぜひ採用基準の設定を検討してみてください。
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