不採用通知で企業イメージを損ねたくない、応募者との間でトラブルになりたくない、と考えている人事担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、不採用通知がなぜ必要なのか、不採用の連絡手段、基本的な例文、送るタイミングや注意点について紹介していきます。不採用通知の送り方で悩んでいる人事担当者は、ぜひ参考にしてください。
不採用通知（不採用通知書）とは？
不採用通知とは、入社を希望して採用試験を受けた応募者に対して、厳選なる選考の結果、不採用を通知するもので、「お祈りメール」とも呼ばれています。
不採用通知には2種類あり、ひとつは書類選考での不採用になった場合の通知、もうひとつは書類選考までは通過したものの、試験や面接で残念ながら不採用となった場合の通知があります。どちらにしても、受け取った応募者にとっては嬉しいものではないので、不採用の伝え方を間違えると自社のイメージを悪くしてしまう可能性もあるのです。
自社に興味をもってくれた応募者に対して、失礼のないように誠実さが伝わる文章で伝えましょう。
不採用通知を送る必要性
応募者にとって不採用連絡は、今後の就職活動への進め方にも影響を与えるので、早めに知りたいと待っている人が多いです。そのため、適切なタイミングで不採用通知を送る必要があるでしょう。
最近では、不採用に関しての連絡を何も行わない「サイレントお祈り」も目立っています。「連絡がこない場合はご縁がなかったとご理解ください」といった一文で不採用の連絡をしないことです。
しかし、このような何も連絡をしない姿勢は、応募者の立場からは「ビジネスマナーとして連絡がほしい」「サイレントお祈りによって企業全体が悪い印象になった」というような声もあがっています。
不採用にした応募者の中には、今後自社と取引のある企業に入社したり、自社の顧客になったりする可能性もあるでしょう。自社のイメージを損ねないよう通知内容やタイミングには配慮して、丁寧な不採用通知を意識することが大切です。
メールでもOK？不採用の連絡手段
不採用連絡にはいくつか選択肢があります。ここでは、不採用通知に使われる主な連絡手段をご紹介します。
メール
不採用通知の手段としてメールは問題ありません。今やほとんどの企業でメールを使って通知しています。メールでの連絡は、企業にとってコストを抑えて採用業務の効率化を目指せ、応募者にとっては早く結果を知ることができるのです。
また、企業側と応募者側の都合のいいタイミングでメールの送信・確認が行えるので、双方にメリットがあります。メールは文章として形に残り、手間もかからず、お互いに気まずい雰囲気にならずに伝えられるのも特徴です。
電話
少しでも早く応募者に伝えたい場合は、電話で連絡する手段もあります。
- 予定より連絡が遅くなった
- 面接時のトラブルで謝罪しなければいけないことがある
といった事情がある場合に電話を使いましょう。
「電話のほうが丁寧な印象がある」と思う方も多いかもしれませんが、ふとした一言で応募者に不快な印象を与える可能性もあるので注意が必要です。
書面の郵送
応募者から預かっていた書類を返却する場合は、書面での不採用通知を一緒に郵送することをおすすめします。先にメールで不採用の連絡をした場合でも、返却書類を送るときに不採用通知を同封しましょう。
不採用と書かれた書面を送るだけでなく、自社を受けてくれたことへのお礼や気遣いの言葉を添えることも郵送で送る際のポイントになります。
（選考段階別）不採用通知の基本的な例文
不採用通知は、どの選考段階においても自社を受けてくれた応募者に対してお礼を伝えるのがマナーです。
また、すべての選考段階において、履歴書やエントリーシート、職務経歴書など、何かしらで応募者の個人情報をもらっているはずです。その大切な情報を会社側で責任をもって破棄するのか、郵送等で返送するのかを明記しておくことで、後々のトラブル回避につながります。
ここでは、メールでの不採用通知の例文を「書類選考」「選考過程の途中」「最終面接」の3パターンで紹介します。どんな文面で送ったらいいのか分からないという採用担当者はぜひ参考にしてください。
【メール例文】書類選考の段階
件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●
○○様（フルネーム）
株式会社●●●●の採用担当でございます。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます。
いただいた応募書類をもとに厳正な選考の結果、誠に残念ですが今回については
ご希望に添えない形となりました。
せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
お預かりしている応募書類につきましては［弊社で責任をもって破棄／記載されておりますご住所に郵送］させていただきます。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、○○様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
（担当部署・住所などの署名）
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【メール例文】選考途中の段階
件名：【（〇次）選考結果のご連絡】株式会社●●●
○○様（フルネーム）
株式会社●●●●の採用担当でございます。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます。
先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき、お礼申し上げます。
○○様の筆記試験や面接の結果を、社内で検討したところ、
誠に残念ですがご希望に添えない形となりました。
ご応募いただいたにも関わらず、ご期待に添えず申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
お預かりしている応募書類につきましては［弊社で責任をもって破棄／記載されておりますご住所に郵送］させていただきます。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、○○様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーー
株式会社●●●●
（担当部署・住所などの署名）
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【メール例文】最終面接の段階
件名：【最終選考結果のご連絡】株式会社●●●
○○様（フルネーム）
株式会社●●●●の採用担当でございます。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます。
また面接で度々お時間をいただいたこと、重ねてお礼を申し上げます。
○○様との面接内容を踏まえて、慎重に社内で検討いたしましたところ、
誠に残念ながらご希望に添えない形となりました。
何度も弊社にはご足労いただいたにも関わらず、ご期待に添えず大変申し訳ございません。
お預かりしている応募書類につきましては［弊社で責任をもって破棄／記載されておりますご住所に郵送］させていただきます。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、○○様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
（担当部署・住所などの署名）
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不採用通知を送るタイミング
応募者にとって、選考結果次第で今後の就職活動にも影響を与えるので、できるだけ早く通知することが大切です。
一般的には、応募書類の受領や面接をしてから3日、長くても1週間以内といわれています。あまりにも早く結果を伝えても、ちゃんと選考されていないのでは、という印象も与えかねないので注意が必要です。
一方で、1週間以上かかる場合は、応募者も身動きがとれず困ってしまう可能性もあるため、通知が遅れる理由を連絡しましょう。長く待たせてしまうと、応募者からの信頼をなくすことにつながります。期日を守る誠実な対応が、不採用になってしまった応募者にもいい印象を残せるでしょう。
手段別の不採用通知を送る際に注意すべき点
不採用通知を送るときにはどんなことに注意したらいいのでしょうか。ここでは、手段別に注意すべき点を紹介します。
メールで不採用通知する際の注意点
メールで不採用通知する場合は、応募者がメールを見落とさないように工夫しましょう。応募者は自社以外にも多くの企業とメールでやりとりをしているので、埋もれてしまう可能性があるからです。
「書類選考のご連絡」「最終選考結果のご通知」など、ひと目で選考結果の連絡だと分かるような件名にしましょう。送るときは宛先や送り先が間違えていないかしっかり確認し、早朝や深夜の時間帯は避けて、就業時間内（9：00〜17：00頃）に送るのがポイントです。
電話で不採用通知する際の注意点
電話で不採用通知する場合は、電話をかける時間帯のマナーを守りましょう。応募者がまだ在職中で仕事をしている場合もあるので、かけるタイミングには考慮が必要です。
不在時には、再度連絡する内容の伝言を残しておきましょう。また電話では会話の内容が形として残らないため、応募者との間で「言った・言わない」といった問題が起きないように注意が必要です。
念のため電話で連絡した後に、記録として残るようにメールなども送りましょう。
郵送で不採用通知する際の注意点
郵送で不採用通知する場合はプライバシーに配慮し、丁寧な書面で送るように注意しましょう。応募者本人以外が開封しないように「親展」と明記します。間違っても「不採用通知在中」などの文言を記載しないようにしてください。
応募者のもとに確実に届けるために、誤配送や紛失がない方法で郵送することも大切です。「簡易書留」で対面手渡しにするか、「レターパック」でポスト投函ができ、追跡番号で確認ができるようにしておくといいでしょう。
電話で不採用を伝える際の会話例
電話で不採用を伝える際は、一方的に用件を話して切ることがないように、最後まで丁寧な会話を心がけましょう。会話の一例を紹介します。
○○様のお電話でしょうか？
ただいまお時間よろしいですか？
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき、ありがとうございます。
選考結果について、社内で慎重に検討した結果、
残念ですが採用を見送らせていただくことになりました。
貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このような結果をお伝えすることになり、誠に申し訳ございません。
数ある企業の中から弊社にご応募いただきまして、ありがとうございました。
○○様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております。
不採用通知に関する様々なギモン
不採用通知は基本的に返信不要ですが、それでも応募者から返信が届いて困ったということもあるでしょう。この場合企業側から返信はしなくても大丈夫です。
ここではほかにも採用担当者が直面するであろう、不採用通知に関する様々なギモンをご紹介します。
合格者に不採用通知を送ってしまった場合の対処法
誤って不採用通知を送ってしまった場合、まずはメールや文章などの文面で採用したい旨を送り、お詫びの意味も兼ねて後日電話をしましょう。
採用したい気持ちを伝えて応募者がどう応じるかは、就職活動の進捗状況次第となります。
面接・選考をドタキャンした人にも送る（伝える）べきか
何の連絡もなしに当日、面接や選考をドタキャンされた場合、企業としては一旦不採用通知を送ります。ドタキャンには体調不良や辞退理由をいえなかったなど様々な理由があります。
しかし何も連絡をしないよりは、不採用通知を出して対応するほうがいいでしょう。
提出してもらった書類等の処理方法
提出してもらった応募書類は個人情報が含まれているため、取り扱いには注意しましょう。
事前に応募者に「返却or破棄」といった形で確認するのがおすすめです。返却する場合は、個人情報に留意して郵送します。破棄する場合は、シュレッダーなどにかけて速やかに処理しましょう。
まとめ
不採用通知を応募者に出すことは、人事担当者にとっても苦しいやりとりでしょう。しかし、不採用通知は選考を通して、応募者と自社が交わす最後のやりとりです。このやりとり次第で、自社の印象を左右する要素にもなります。
不採用通知を出すときは、素早く誠意をもって対応することを心がけましょう。不採用になったとしても、応募者と自社が今後も良好な関係を保てるように、ぜひ参考にしてみてください。
また、採用通知書の送り方で悩んでいる人もいるでしょう。こちらの記事では、採用通知書の書き方や例文について紹介しているので、あわせて見てみてください。
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