少子高齢化に伴い、多くの企業では人手不足という課題に直面しています。
そのため、人材の能力を最大限発揮できるように、適切な人員配置をすることが大切です。
最適な人員配置を行うことで企業計画の目標達成に近づき、業績の向上も期待できます。
この記事では、人員配置を行うことによって得られるメリットや、適切な人員配置を行うための手順などを詳しく解説していきます。
人員配置とは
人員配置とは、従業員の配属先を決める人材マネジメントのことをいいます。
それぞれの従業員が持つスキルや経験などから総合的に判断し、配属組織やポジションを決定します。
採用や人事異動のタイミングで行われるのが一般的です。
人員配置 最適化の目的
人員配置を行う目的は、大きく3つあります。
事業目標の達成
人員配置の最終的な目的は、事業目標の達成です。従業員を適材適所に配置することで、パフォーマンスの向上が見込めます。それに伴い生産性も向上し、目標達成に近づくでしょう。
戦略的なマネジメントにより業績が上がり、大成功を収めた企業も一定数あるようです。
また、最適な人員配置を行うことで、人件費の削減にもなります。
業務の効率化
従業員をスキルや経歴に見合った部署や役職に配置することにより、それぞれが持つ力を最大限発揮し、業務の効率化ができるといわれています。
また、自分のスキルに合った仕事をすることでモチベーションを維持する効果も期待できます。
人材育成
戦略的な人員配置によって、従業員の成長も期待できます。
部署や役職によって必要とされるスキルが異なるため、人員配置により新たなスキルや専門知識が得られるためです。
向上心の高い従業員を今とは異なるスキルが必要な部署に配置することで、新しい能力の開発にもつながります。
人員配置を適材適所に行う重要性
なぜ適切な人員配置を行うことが重要なのでしょうか。
優秀な人材の能力を最大限に発揮するため
どれだけ優秀な人材を採用しても能力を発揮できる仕事を与えないと、企業目標の達成には近づかず、本人のモチベーションも低下してしまいます。
また、日本では少子高齢化が進み、必要なときに必要な人数を採用することが難しい状況になっています。そのため、今いる従業員の能力を最大限に引き出すことが大切です。
従業員のスキルやキャリアプランを知るため
適切な人員配置を行うためには、各従業員のスキルやキャリアプランを知る必要があります。
スキルを知ることで、本人にあった仕事を提供することができ、自分の能力を認められたという満足感が得られることでしょう。
また、キャリアプランを知ることで、未来を見据えた教育ができ、将来的に優秀なリーダーをつくり上げることにもつながります。
組織の活性化のため
適材適所がかなっている職場では社員のモチベーションが高く、社員同士のコミュニケーションも活発です。
それぞれの社員が優れた働きをすることで、組織も活性化していくでしょう。
適切な人員配置は組織の活性化に必要不可欠な条件といえます。
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人員配置の種類
人材配置には大きく5つの方法があります。それぞれ紹介していきます。
採用
- 人員配置の最初の段階が、新しい人材の採用です。
業務を遂行するための人員に不足が生じたときや、会社内に新しい風を取り入れたい場合に、会社が従業員の募集を行います。
新卒採用と中途採用がありますが、中途採用の場合、そのまま人員不足の部署に配属されます。
新卒採用の場合はまず人材育成のための研修を行い、本人の能力を理解するためにさまざまな業務を経験させ、配属先を決定するケースが多いでしょう。
異動
- 採用の次の段階が人事異動です。
人員配置と聞いて、人事異動を最初に思い浮かべた方も多いのではないでしょうか。
必要な人材のみを異動させたり、一定期間でローテーションを組んだりするのが一般的です。
新しい事業が始まるときや部署の規模が変更になるときにも実施されます。
昇進
- 昇進とは、社内での役職が上がることです。
大きな仕事を任されるとともに給料も上がることでしょう。それにより、従業員のモチベーション維持にもつながります。
昇進によって空いたポジションに新しい人材を配置することが従業員の成長をうながし、組織の活性化も期待できます。
雇用形態の変更
- 正社員やアルバイト、契約社員、派遣社員などさまざまな雇用形態があります。
ひとつの会社内に多様な雇用形態が混在することもあるでしょう。
雇用形態の変更では労働契約の変更をすることになるため、再度従業員と契約を結ぶ必要があります。
雇用形態の変更により、自分のスキルを活かせる場面が増えたり、報酬が上がったりすれば、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。人材育成という目標達成にも近づきます。
雇い止め・リストラ
できる限り避けたい方法ですが、業績によっては雇い止めやリストラをせざるを得ないことがあるかもしれません。
実施後はこれまでよりも少ない人数で業務にあたることになるため、従業員の負担が偏らないよう調整が必要です。
最適な人員配置による企業のメリット
最適な人員配置を行うことにより、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。3つ紹介します。
人件費の削減ができる
人員配置に失敗し生産性が低下した場合、それを補うための残業や新しい人材が必要になります。また、不向きな業務を与えられた従業員が離職してしまうことも考えられます。
業務内容と自分の持つスキルが合っている従業員を配置すれば、最小限の人数と稼働時間で業務を行えるため、人件費削減につながるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
環境を新しくしたり本人の希望する業務を与えたりすることで、従業員のモチベーションが上がると考えられています。
また、定期的に人員配置を行い、就労環境を変えることでマンネリ化を防げます。
優秀な人材の離職を防げる
厚生労働省の「令和2年転職者実態調査の概況」によると、自己都合による離職のなかで「満足のいく仕事内容ではなかった」という理由が26%を占めることがわかりました。
業務内容と自身の適性がマッチしていることは仕事へのモチベーションにつながり、従業員エンゲージメントの向上にも関係します。
自分の特性を理解してくれるという満足感は企業への信頼感に変わり、優秀な人材の離職防止にも役立つでしょう。
画像引用：厚生労働省「令和2年転職者実態調査の概況」離職理由
人員配置を最適化させるための手順と流れ
実際にどのようなことを行えば、適切な人員配置ができるのでしょうか。そのための手順を詳しく説明していきます。
人員配置の現状と従業員のスキルを把握する
まずは、どの部署にどのようなスキルを持つ従業員がどれだけいるのかを把握しましょう。
その際、従業員のスキルや経験、キャリアプランなどをデータベース化し、見える化することで適切な人員配置がしやすくなります。
各部署に必要な人数や人材を考える
部署によって必要な人数や、能力は異なります。定期的に見直し、それぞれの仕事内容に合った人材を配置することが大切です。
老人ホームなど福祉や介護業界では施設ごとの人員配置基準が定められているため、基準人数と現場の負担を考慮して判断します。
しかし一般的な企業ではそのような明確な基準はないため、自社の状況にあわせて柔軟に対応することが必要です。
データをもとに各部署や従業員にヒアリングを行う
人員配置は主に人事担当者が行いますが、実際に働くのは、その部署にいる従業員です。
そのため、各部署の従業員の意見を聞く必要があります。
仕事内容とスキルが合っているとはいえ、同じ仕事ばかりではモチベーションが低下することも考えられます。
そのため本人の希望も判断材料に入れるのがおすすめです。従業員のキャリアプランの確認や、人間関係なども確認しておくと良いでしょう。
人員配置による効果を調べる
異動した先で従業員は最大限の能力を発揮できているのか、部署内に人数の過不足はないのか、定期的にチェックを行いましょう。
また、人員配置は一度行えば終わりというものではありません。定期的に実施する場合、前回の情報も参考になるため、人員配置後の業績や本人の満足度を調べてデータを残しておく必要があります。
人員配置を適切に行うためのポイント＆注意点
どのようなポイントを押さえれば、適切な人員配置ができるのでしょうか。気をつけたいポイントを紹介します。
従業員の意見を尊重する
スキルや経験にあった部署に配置することも大切ですが、本人が希望する仕事を与えることも同じくらい重要です。
そのため、人員配置を行う前に従業員にヒアリングを行うことが必要です。
自ら希望する部署に立候補するという「社内公募制度」を取り入れている企業も見受けられます。
客観的なデータを取り入れ判断する
人員配置を行うにあたり、全従業員が自分にとって満足のいく結果になるとは限りません。配置変更が原因でトラブルに発展してしまうことあるでしょう。
そのため、客観的なデータに基づいて人員配置を行い、従業員に適切な説明をする必要があります。従業員への配慮が欠けていると、企業への不信感につながってしまいます。
適性検査を活用する
従業員のスキルを考慮し、人員配置を行うと紹介してきましたが、従業員本人も気づいていない能力を持っている場合があります。
適性検査の結果には本人や人事部の主観が入らないため、公平な人員配置を行うのに役立ちます。
また、向いている業務だけでなく、向いていない業務を知ることで、より効率的に業務を遂行できることでしょう。
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配置後の従業員のケアも忘れずに
人員配置によりポジションが下がった場合、従業員のモチベーションが低下してしまうことが考えられます。
そうならないためには、変更前にしっかりと説明を行い、変更後も定期的にヒアリングやスキルの確認を行うことが大切です。
また、適材適所は流動的であることを説明し、従業員がさらに高みを目指せるよう、サポートすることも重要になってきます。
まとめ
人員配置の目的やメリット、適切な配置を行うためのポイントなどを紹介しました。
人員配置は、従業員のスキルを最大限に発揮するために必要なものです。
会社内での判断が難しい場合には、従業員のスキルを見える化してくれる便利なサービスもあるので活用してみてください。
この記事を参考に、企業と従業員の成長のために適切な人員配置を行いましょう。
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