【基礎編】RPAとは?仕組みと導入効果3つを解説!

現在では国内の各企業で、人手不足が大きな問題とされています。現場社員やプレーヤークラスから、中間管理のマネージャークラスまで、各企業様々なポジションで人手が足りていません。

その中でも特に大きな問題なのが、人事部の人材不足であり、本来人を採用するはずの人事部が人手不足で十分に稼働できない実態もあります。そこで、現在注目を浴びているのがRPAです。

本記事では、「採用活動にRPAを導入することでどのようなメリットが生まれるか、何が自動化できるかなど」詳しく解説をしていきます。

RPAとは

最初にRPAについて解説をしていきますが、皆さんはRPAがそもそも何かを知っているでしょうか?

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、採用活動における業務を自動化してくれる便利なシステムです。

例えば書類の作成などを行う際、今まで手作業で行っていたものを、そのまま作成の方法をシステムに覚えさせます。そうすることで、今まで手作業で行っていた業務をRPAが自動化してくれる、非常に優れたツールです。

RPA誕生の背景

では次になぜ現代社会でRPAが普及し、注目を浴びているか解説していきます。

結論から言うと、将来起こるであろう労働人口の減少に備え、人間が行うまでもない単純作業を自動化することがあげられます。現在日本の労働人口は1995年を境に、減少を続けています。

またそれと同時に少子高齢化も進み、このままでは近い将来間違いなく、各企業で人手不足が深刻化します。そのため単純作業を行ってくれるRPAを導入して、できるだけ人という資源を有効に使うべく、RPAが誕生し市場に普及しています。

AIとの違い

実は意外なことに、PRAとAIの違いに関して詳しく把握している人が少ないのですが、読者の皆さんはRPAとAIの違いを把握していますか?

簡単に言うと、RPAは腕、AIは脳と例えることができます。RPAは人間があらかじめ指示をしたことを忠実に再現し、業務の自動化を図ります。

一方でAIは自らがビッグデータを分析し、常に自ら改善を続けながら作業の自動化をしていきます。このようにRPAとAIの間では、指示を忠実にこなすか、自ら考え動くかの違いがあげられます。

RPAの仕組み

次は、RPAの実際の仕組みについて解説を行っていきます。

まず最初に、人間の手で、どの作業を自動化するかの設計を行います。特にプログラミングなどを行わずとも、マウスやキーボードの操作を認識して自動化してくれるため、非常に簡単に使いこなすことができます。

そして、RPAに自動化したい作業を認識させた後は、実際にRPAがその作業を自動化して行ってくれます。具体的詳細を解説すると、以下の手順を踏むことでRPAが作業をします。

  1. コードの認識
  2. データをもとに判断
  3. PCの操作
  4. 作業の記録
  5. 作業の制御

RPAの種類

採用活動において、RPAの導入が積極的に行われていますが、みなさんはどのような種類が現在の主流か知っていますか?以下に、現在よく用いられているRPAをいくつかまとめましたので、参考にしてください。

サーバー型

まず最初にサーバー型のRPAについての解説です。

サーバー型とは、自社のサーバー内でRPAを作動させるタイプのことです。サーバーにRPAを取り込むことで、一括管理を行うことができたり、セキュリティが強くなったりなどもメリットがあげられます。

また一括管理を行うため、作業効率が上がり採用活動における業務を同時に進行することも可能にあります。ただ、他のタイプに比べてコストが高く、導入するには最低でも50万円程度は必要な部分はややネックになるでしょう。

デスクトップ型

次にデスクトップ型ですが、簡単に説明すると、パソコンのデスクトップ上で動くRPAのことを表します。

デスクトップ型は、パソコンにインストールするため、社員各自のパソコンの中でRPAが完結します。そのため同時作業などには向きませんが、個人のパソコン内で完結するような業務に対しては非常に相性が良いです。

ただ、サーバー全体での管理と違い、個人のデスクトップでの管理になるため、セキュリティ管理面での不便さは避けられません。

クラウド型

最後にクラウド型の解説ですが、クラウド型はここ最近で非常に数が増え、現在非常に支持を集めているRPAです。

こちらも名前の通りで、クラウド上でRPAを作動させWebブラウザ上での作業を自動化するシステムです。またクラウド型は、自社サーバーやパソコンへのインストールが不要のため、比較的簡単に導入することができます。

一方で、自社管理ではなくクラウド上での管理になるため、セキュリティ面の弱さに関しては不安が残ってしまうのが実態です。

RPA導入による効果

実際に多くの企業がRPAを導入していますが、その効果はどのようなものなのでしょうか。以下に3つほどまとめましたので、導入を検討している人事の方はぜひチェックしてください。

生産性の向上

まずは、採用活動の一部を自動化することで、圧倒的に生産性が上がります。

今までマンパワーで行っていた単純作業などをRPAに任せることで、その人の時間が増え人間の手にしかできない業務にあたることができます。その結果内定者へのフォローやコンタクトなど、より重要性の高い業務に集中することができます。

人件費の削減

次にあげられるのが、人件費の削減です。

RPAは導入コストがかかることこそネックですが、導入さえしてしまえば半永久的に使用することができるため、圧倒的なコストパフォーマンスを実現できます。

さらには、スピードも速いため、PRA1台で人間数人分の働きも計算できます。そのため、単純作業のために雇っているアルバイトの人件費などを削減し、採用活動の予算をより効率的に使うことができます。

ヒューマンエラーの防止

単純作業を人間が繰り返すと、どうしてもミスが起きてしまったり、重要事項を見落としてしまったりしてしまいます。

この点においては、圧倒的にロボットの方が優れており、正しく動作を認識させればミスが起こる確率は限りなくゼロに近いです。そのためRPAを用いることは、単にスピードや生産性を上げるだけではなく、業務上のミスを減らすことにもつながります。

RPA、何ができて何ができない?

採用業務を自動化してくれる魅力的なRPAですが、実は得意分野と不得意分野があります。導入する前に、できることとできないことを把握し、どのように扱っていくかシミュレーションしてみてください。

RPAの得意分野

RPAが自動化できることは、大きく2つあります。

  1. 順序が決められている単純作業
  2. 情報の収集や分析

基本的に自分で学習するわけではないので、あらかじめどのような作業をさせるか指示を出す必要があり、その指示に従って作業を行います。

情報の収集や分析に関しては、例えば、応募者の連絡先を管理する際に、「電話番号を収集してリスト化する」など、単純ではあるが時間がかかり、ミスの許されない作業を行ってくれます。

RPAの不得意分野

一方でPRAは、その都度判断が求められることはできません。

そのため、システム自身が判断をして行う作業や、状況によって動作が変わってしまうような作業には不向きと言えます。また事前に動作を認識させる際も、あまりにルールが多く複雑であったり、頻繁に変わるなどであれば、期待通りの自動化は不可能です。

このように、例外が起きたり複雑な作業には向かないため、RPAを導入する際はなるべく単純な繰り返し作業を行うために導入するようにしましょう。

RPA導入にかかるコストはどのくらい?

ここでは、人事の皆さんが気になる、実際の導入コストについて解説をしていきます。種類にもよりますが、デスクトップ型やクラウド型は10万円前後から導入ができるため、採用に予算を割けない中小企業にもおすすめです。

一方で性能の高いサーバー型は、最低でも導入に50万円近くかかってしまうため、採用予算があまりない企業だと少々きついと感じるでしょう。

採用業務にRPAを導入するためにはどうしたらいいか?

では最後に、実際に採用活動にRPAを導入する際のステップを詳しく紹介していきます。

ステップ1:採用課題の洗い出し

まずは、自社の採用課題を洗い出し、どのような課題があるかを確認する必要があります。

場合によってはRPAではどうすることもできない場合などもありますが、マンパワーや時間不足などPRAで解決できるようであれば、そのままRPAの導入を検討しましょう。

ステップ2:RPAに任せる業務の選定

次に、実際にどのような業務をRPAに行わせるかを選定することが求められます。

PRAはあくまで指示した作業を繰り返すシステムのため、複雑なことを教え込むことは不可能です。そのため、事前にPRAに教え込めるような作業があるかをチェックするようにしてください。

ステップ3:商品選択

上記の2ステップで導入が決定したら、最後に商品選択を行います。現在市場には多くのRPA商品がリリースされています。

性能や料金などもメーカーによって違うため、導入する際は類似品を数点比較検討することをおすすめします。

まとめ

少子高齢化が進み、年々労働力不足が加速している現代の日本では、これ以上の労働力をすぐに増やすことは難しいです。その結果各企業がロボットやITのテクノロジーを活用し、限りある人という資源を上手く使えるような環境を作っています。

もちろん採用活動においても同じで、人間がやるまでもない単純作業はロボットなどに行わせた方が、圧倒的に効率的です。現在人手不足を感じている人事部は、この記事を参考にRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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