今回のテーマは「理想の採用担当者・ざんねんな人事にならないための行動ポイント」です。
会社説明会や面接などで顔を合わせ、電話やメールで連絡を取る。採用の現場で応募者と接するのは、常に採用担当者です。つまり、採用担当者は「会社の顔」として立つわけです。
- 一体どんな採用担当者が理想なのか？
- どうあるべきなのか？
じっくり見ていきたいと思います！
なぜ採用担当者が学生から好まれるべきなのか？
採用担当者が好まれるべき理由とは何でしょう。大きく２つの理由があります。
採用担当者は「会社の顔」
採用担当者とは、応募者から見れば「会社の顔」であり、一番最初にコンタクトを取る、いわば窓口のような存在です。そこで、ネガティブな発言をしたり、威圧的な態度取られれば、不安や嫌悪感を持ってしまい、その先の選考に進む意欲が薄れてしまいます。
下記のアンケートによると、魅力に感じた採用活動は、
1位 丁寧な採用担当者の対応
5位 スピーディーな採用担当者の対応
6位 採用担当者の豊富な接点などが上位に入っています。
また、丁寧かつスピーディーな対応を行うことで選考に進んでもらうチャンスを獲得できたり、次のステップに導くことができます。
| 1位 | 丁寧な採用担当者の対応 | 67.0% |
| 2位 | 現場社員との接点 | 44.0% |
| 3位 | 質疑応答のしやすさ | 36.5% |
| 4位 | 企業の実態がわかる豊富な量の情報発信 | 34.9% |
| 5位 | スピーディーな採用担当者の対応 | 34.1% |
| 6位 | 採用担当者との豊富な接点 | 33.1% |
不適切な対応で入社意欲が低下
こちらのアンケートでは「この会社には入社したくないと思った」理由についてです。
1位：63.0％ 面接官の不適切な態度・言動
4位：27.5％ 面接官の質問内容が就職差別につながるものだった
6位：24.6％ 面接官の身なりが悪い
10位：17.5% 面接日時の連絡が遅い・急だった・一方的・なかった等
上記の様に、面接官や連絡についてトップ10入りをしています。特に1位の「面接官の不適切な態度」は63％と半数以上でした。
アンケートの回答を見てみると、腕くみ、ため息、けんか腰、やる気のない雰囲気、女性差別、上の空など、なんともひどい内容が並んでいました。さすがにここまでひどいのは一部だけとは思いますが、面接中は他の社員の目線がないため発覚しにくいのも事実です。隠れ不良面接官にはご注意ください。
採用担当者に求められるスキル 2つ
実際に好まれる採用担当者になるために必要なスキルは何でしょう。
コミュニケーションスキル×気配り
「人と会う」「人と話す」機会が非常に多い人事・採用担当者にとって、コミュニケーションスキルは欠かせないものとなります。また、面接時には特に、応募者の緊張をほぐすような声かけも大事です。
こちらは新卒のデータですが、マイナビの『2025年卒 学生就職モニター特別調査 8月』によると、好印象に感じるポイントは、ほとんどが「会話」によるものでした。学生が気分よく話し、聞ける環境を作ることが最大のポイントのようです。
画像引用：2025年卒 マイナビ学生就職モニター調査 7月の活動状況
- 「本日は、お忙しい中お越しいただき、ありがとうございます！」
- 「今日はあたたかいですね！」
などと、声をかけてあげましょう。話をすることで、相手がどんな人なのかが見えてきますし、その後の信頼にも繋がります。
スピード×正確性
面接はもちろん、入社いただく為の手続き（社会保険／労働保険関係・研修対応）など、人事が対応すべきことは山ほどあります。もたついてしまうことで、辞退につながってしまう事も有るかと思います。
また、処理上ミスをしてしまうと、会社の信頼にも繋がりますので、まずは正確に、スピードをもって対応する必要がございます。
好まれる採用担当者の対応
次に、好まれる採用担当者の対応を3つご紹介します。
押しつけすぎない事
会社の考えや自分の意見を押し付けることはやめましょう。
イマドキの学生、第二新卒や20代の求職者に言えることですが、「こうするべき」「こうしなくてはいけない」という押しつけ型の教育を受けていません。ですから、社会人とはこうあるべきだ！や会社ではこうするべき！と考えを押しつけるような言い方をすると逆効果になりかねません。
一度、相手の意見を受け入れ、慎重に言葉を選びながら会話することを心掛けましょう。
選択肢を提示する事
応募者に対して、はい/いいえで回答するように迫ることはやめましょう。
採用担当者は、内定承諾や説明会・面接の参加など、相手に対して選択を求めなければならない状況が多々あります。その際は、選択肢をいくつか提示しましょう。
一方的に、「説明会・面接に参加しますか？」「○○日までに内定について連絡ください」のような言い方をするのは悪い例です。
他社の選考状況をはじめに聞き、「○○日までに判断することは可能ですか？」「○○社の結果が出てからでいいのでその後のご状況のご連絡をいただけますか？」のような言い方をすることをおすすめします。
自信をもって接する
相手が学生であっても、中途採用者であっても、少なからずさまざまな期待と不安を抱えています。そんな時、採用担当者が自信をもって生き生きと自社の魅力や仕事のやりがいを話している姿を見れば、応募者は安心することができ、「応募先として選んだことは間違っていなかった」「この会社で働いてみたいかも」と思ってもらえるようになります。
- 「この人と一緒に働きたい」
- 「ここで働いてこの人のようになりたい」
と感じてもらえれば勝ちです。一気にその会社の志望度が高まるでしょう。
採用担当者の立ち居振る舞い、発言の全てが判断基準になるということを意識しましょう。
採用担当者の実体験談｜「理想」と「現実」はこう違う
採用担当者の仕事は「面接をする人」というイメージが強いですが、実際は応募者対応・社内調整・数値管理・トラブル対応など、想像以上に幅広い業務が発生します。ここでは、採用担当者が現場で経験しやすい“リアル”を3つ紹介します。
体験談①「返信が遅れただけで辞退…スピード対応の重要性を痛感」
起きたこと
応募者からの質問メールに返信が1〜2日遅れた結果、「不安になったので他社に決めました」と辞退になった。
学び
応募者は複数社とやり取りしているため、返信の遅れ＝会社の優先度が低いサインとして受け取られやすい。
対策
- 返信の一次対応だけでも「受領連絡」を当日中に返す
- テンプレ＋FAQで回答を即返しできる状態にしておく
- 不明点は「確認中・いつまでに回答するか」を先に伝える
体験談②「面接がうまくいかない原因は“面接官側”にあった」
起きたこと
面接官の態度（腕組み・否定的な相づち）が原因で、選考途中辞退が増えた。学生アンケートで発覚。
学び
採用担当が丁寧でも、面接官のふるまい一発で会社の印象は崩れる。
対策
- 面接官向けに「NG例」と「推奨例」を1枚にまとめて共有
- 面接後に応募者アンケート（短い設問でOK）を回収
- 面接官へは“説教”ではなく「辞退率が上がるので改善したい」と事実ベースで伝える
体験談③「採用計画が曖昧だと、現場との調整が地獄になる」
起きたこと
「とりあえず採用しよう」で始まり、途中で要件が変わる／面接官が確保できない／合否基準がブレる…が連鎖。
学び
採用は“人を選ぶ作業”ではなく、最初に「採る理由・要件・判断基準」を固めるプロジェクト。
対策
- 求める人物像を「できること（スキル）」と「やりたいこと（志向）」で分けて整理
- 合否基準を面接官と事前にすり合わせ
- 週次でKPI（応募→面接→内定→承諾）を見える化し、早めに手を打つ
採用担当に向いている人、向いていない人
採用担当者の仕事は、華やかなイメージを持たれがちですが、実際は地道な調整業務や細かな対応の積み重ねです。そのため、「人と話すのが好き」という理由だけでは、長く続けるのが難しい仕事でもあります。
ここでは、現場目線で見た採用担当に向いている人・向いていない人の特徴を紹介します。
採用担当に向いている人の特徴
人の話を「評価せず」に聞ける人
採用担当者は、応募者の話を引き出しながら情報を整理し、事実として受け止める役割を担います。
自分の価値観で即判断せず、「なぜそう考えたのか」「どういう背景があるのか」を冷静に聞ける人は、採用担当に向いています。
気配り・段取りが苦にならない人
説明会や面接の調整、応募者対応など、採用業務は細かな確認事項が非常に多い仕事です。
スケジュール管理や事前準備を面倒に感じず、「先回りして動ける人」は、採用担当として信頼されやすい傾向があります。
正解がない仕事を楽しめる人
採用活動には、明確な正解がありません。同じ対応をしても、応募者の反応は人によって異なります。
状況に応じて考え、改善を重ねることを前向きに楽しめる人は、採用担当に向いていると言えるでしょう。
裏方の仕事でも成果を喜べる人
採用担当者は、直接売上を生み出す仕事ではありません。しかし、優秀な人材が入社し、活躍することで会社全体に貢献できます。
「誰かの成功を支える仕事」にやりがいを感じられる人は、長く活躍しやすいです。
採用担当に向いていない人の特徴
感情の切り替えが苦手な人
採用担当者は、不採用通知や辞退対応など、精神的に負荷のかかる場面も多くあります。
応募者の反応に一喜一憂しすぎたり、ネガティブな感情を引きずってしまう人は、ストレスを感じやすいかもしれません。
スピードより「完璧さ」を優先しすぎる人
採用活動では、スピードが結果に直結します。
「100点の回答をしてから返信したい」と考えすぎると、結果的に対応が遅れ、辞退につながるケースもあります。
事務作業・調整業務が極端に苦手な人
応募者対応だけでなく、データ管理や社内調整、資料作成などの業務も多いのが採用担当の特徴です。
こうした裏方業務を強いストレスに感じる人は、負担が大きくなりやすいでしょう。
一人で抱え込んでしまう人
「採用は自分の責任」と考えすぎて、現場や上司、外部に頼れない人ほど、業務過多に陥りがちです。
採用担当者には、周囲を巻き込みながら進める姿勢も求められます。
向いていない＝採用担当ができない、ではない
ここまで「向いている人・向いていない人」を紹介しましたが、向いていない特徴があるからといって、採用担当が務まらないわけではありません。
多くの採用担当者は、仕組み化・分業・外部サービスの活用によって課題をカバーしながら業務を進めています。
やってはいけない「ざんねんな」対応
次に、やってはいけない対応３つをご紹介します。
上から目線な態度
相手を見下すような態度を取るのはやめましょう。
例として、面接中に答えられなかった場合、「それくらいも答えられないの？」「本当に準備してきたの？」のような言い方、発言です。
実際に自分が採用担当者にこのような態度を取られたら、この会社に入社したいと思えるでしょうか？
特に学生は、複数の説明会・選考、スケジュール管理などストレスが溜まる場面が多いです。あなたが感情に任せて放った一言で、優秀な人材を失う可能性があります。慎重に言葉を選び、態度にも気をつけましょう。
友達感覚で接しない
欲しい人材に入社してもらうためにも、仲良くなることも決して悪いことではありません。特に20代の若者は、いい意味でも悪い意味でも親しみやすさがあります。時には度を超えて馴れ馴れしい場合もあるかもしれません。
しかし、採用担当者がそれに乗じて相手とお互いにため口で話していたら、そこに居合わせた、他の応募者はどのように感じるでしょうか？
誰に対しても公平に、一定の距離を保って平等に接することを心掛けましょう。
無理な勧誘
採用市場はすでに売り手市場へと戻っており、採用担当者から応募者への効果的なアプローチが非常に重要です。
しかし、過度なアプローチは逆効果となる場合があります。求職者に対して社員との交流を必要以上に強要したり、不自然な形で会社のPRを行ったりすると、かえって応募者の心象を悪くしてしまうことがあります。
- スピードをもって対応はしたいが、とにかく人手が足りない
- 早く対応はしているつもりだけど、正直なところミスが多い
ここまでの説明してきたようなことを意識はしたいが、上記のようなお悩みをお持ちの人事・採用ご担当者様いらっしゃいませんか？そんな時こそ、採用アウトソーシングをご検討ください！
このようなお悩みをお持ちの方におすすめの記事です。 採用活動がうまくいっていない 採用業務を外注に依頼したい 採用アウトソーシングを導入したいが費用相場がわからない 本記事では、「採用代行（RPO）・採用アウトソ[…]
採用担当者として必要な資格はある？
結論から言うと、採用担当者として必須の資格はありません。実際、多くの企業では、営業職や総務、人事未経験者が途中から採用担当を任されるケースも少なくありません。ただし、採用業務をスムーズに進めるうえで、知識の裏付けや自信につながる資格は存在します。
採用担当者に必須資格がない理由
採用担当者の仕事は、法律・コミュニケーション・調整力・現場理解など、複合的なスキルが求められる実務中心の仕事です。
そのため、「この資格があればOK」という単一の基準がなく、実務経験や社内理解の方が重視される傾向にあります。
知識習得に役立つ資格・検定（参考）
以下は、採用担当者が知識を整理するうえで役立つ資格・検定の一例です。
- 社会保険労務士（社労士）
労働法・雇用契約・社会保険の知識が身につく（難易度は高め） - 人事総務検定
人事・労務の基礎知識を体系的に学べる - キャリアコンサルタント
求職者のキャリア理解や面談スキル向上に役立つ
※ただし、資格取得そのものが目的になる必要はなく、実務で必要な部分だけを学ぶという考え方でも問題ありません。
資格よりも重視されるポイント
採用担当者として評価されやすいのは、以下のような点です。
- 応募者対応が丁寧かつスピーディーである
- 面接官・現場との調整が円滑にできている
- 採用状況を数字で把握し、改善提案ができる
これらは資格よりも、日々の業務改善や仕組みづくりによって身につくスキルです。
採用担当者についてよくあるFAQ
ここでは、採用担当者に関してよく寄せられる質問をまとめました。
はい、未経験から担当するケースは多くあります。最初は応募者対応や日程調整などの業務からスタートし、徐々に面接や採用計画に関わるのが一般的です。
繁忙期（説明会・選考時期）は業務量が増え、忙しく感じることはあります。ただし、業務を整理したり、社内外と役割分担を行うことで、負担を軽減することは十分可能です。
採用担当の経験は、
- 人事全般
- マネジメント
- 組織開発
などのキャリアにつながりやすく、社内での評価にも直結しやすいポジションです。
- 応募者対応を仕組み化する
- 面接官との認識を揃える
- 数字（歩留まり・辞退率）を定期的に確認する
この3点を意識するだけでも、採用の安定感は大きく変わります。
人事として「見極める」力をつけるために
- 惹きつける面接と見極める面接
- 面接の質問例（新卒・中途）
- オンライン面接での見極めポイント
まとめ
好印象のためのコミュニケーション能力、悪印象軽減のための態度、これらを踏まえて採用担当者は応募者と向き合う必要があります。
採用の現場は、欲しい人材を選ぶ場であると同時に、選ばれる場であることも忘れないようにしましょう。
さて今回は、面接をする場合に気を付けなければならない【採用コンプライアンス】についてお送りします！ 昨今は、多方面においてコンプライアンスに厳しい時代。 もし、コンプライアンス違反に該当するようなNG質問をしてしまった場合、SNSや[…]
