今回のテーマは「理想の採用担当者・ざんねんな人事にならないための行動ポイント」です。
会社説明会や面接などで顔を合わせ、電話やメールで連絡を取る。採用の現場で応募者と接するのは、常に採用担当者です。つまり、採用担当者は「会社の顔」として立つわけです。
- 一体どんな採用担当者が理想なのか？
- どうあるべきなのか？
じっくり見ていきたいと思います！
なぜ採用担当者が学生から好まれるべきなのか？
採用担当者が好まれるべき理由とは何でしょう。大きく２つの理由があります。
採用担当者は「会社の顔」
採用担当者とは、応募者から見れば「会社の顔」であり、一番最初にコンタクトを取る、いわば窓口のような存在です。そこで、ネガティブな発言をしたり、威圧的な態度取られれば、不安や嫌悪感を持ってしまい、その先の選考に進む意欲が薄れてしまいます。
下記のアンケートによると、魅力に感じた採用活動は、
1位 丁寧な採用担当者の対応
5位 スピーディーな採用担当者の対応
6位 採用担当者の豊富な接点などが上位に入っています。
また、丁寧かつスピーディーな対応を行うことで選考に進んでもらうチャンスを獲得できたり、次のステップに導くことができます。
| 1位 | 丁寧な採用担当者の対応 | 67,0% |
| 2位 | 現場社員との接点 | 44.0% |
| 3位 | 質疑応答のしやすさ | 36.5% |
| 4位 | 企業の実態がわかる豊富な量の情報発信 | 34.9% |
| 5位 | スピーディーな採用担当者の対応 | 34.1% |
| 6位 | 採用担当者との豊富な接点 | 33.1% |
参照：企業広報戦略研究所「採用ブランディング調査2020」結果
不適切な対応で入社意欲が低下
こちらのアンケートでは「この会社には入社したくないと思った」理由についてです。
1位：63.0％ 面接官の不適切な態度・言動
4位：27.5％ 面接官の質問内容が就職差別につながるものだった
6位：24.6％ 面接官の身なりが悪い
10位：17.5% 面接日時の連絡が遅い・急だった・一方的・なかった等
上記の様に、面接官や連絡についてトップ10入りをしています。特に1位の「面接官の不適切な態度」は63％と半数以上でした。
アンケートの回答を見てみると、腕くみ、ため息、けんか腰、やる気のない雰囲気、女性差別、上の空など、なんともひどい内容が並んでいました。さすがにここまでひどいのは一部だけとは思いますが、面接中は他の社員の目線がないため発覚しにくいのも事実です。隠れ不良面接官にはご注意ください。
採用担当者に求められるスキル 2つ
実際に好まれる採用担当者になるために必要なスキルは何でしょう。
コミュニケーションスキル×気配り
「人と会う」「人と話す」機会が非常に多い人事・採用担当者にとって、コミュニケーションスキルは欠かせないものとなります。また、面接時には特に、応募者の緊張をほぐすような声かけも大事です。
こちらは新卒のデータですが、マイナビの『2020年卒 学生就職モニター特別調査 8月』によると、好印象に感じるポイントは、ほとんどが「会話」によるものでした。学生が気分よく話し、聞ける環境を作ることが最大のポイントのようです。
参照：2020年卒 マイナビ学生就職モニター調査 8月の活動状況
- 「本日は、お忙しい中お越しいただき、ありがとうございます！」
- 「今日はあたたかいですね！」
などと、声をかけてあげましょう。話をすることで、相手がどんな人なのかが見えてきますし、その後の信頼にも繋がります。
スピード×正確性
面接はもちろん、入社いただく為の手続き（社会保険／労働保険関係・研修対応）など、人事が対応すべきことは山ほどあります。もたついてしまうことで、辞退につながってしまう事も有るかと思います。
また、処理上ミスをしてしまうと、会社の信頼にも繋がりますので、まずは正確に、スピードをもって対応する必要がございます。
好まれる採用担当者の対応
次に、好まれる採用担当者の対応を3つご紹介します。
押しつけすぎない事
会社の考えや自分の意見を押し付けることはやめましょう。
イマドキの学生、第二新卒や20代の求職者に言えることですが、「こうするべき」「こうしなくてはいけない」という押しつけ型の教育を受けていません。ですから、社会人とはこうあるべきだ！や会社ではこうするべき！と考えを押しつけるような言い方をすると逆効果になりかねません。
一度、相手の意見を受け入れ、慎重に言葉を選びながら会話することを心掛けましょう。
選択肢を提示する事
応募者に対して、はい/いいえで回答するように迫ることはやめましょう。
採用担当者は、内定承諾や説明会・面接の参加など、相手に対して選択を求めなければならない状況が多々あります。その際は、選択肢をいくつか提示しましょう。
一方的に、「説明会・面接に参加しますか？」「○○日までに内定について連絡ください」のような言い方をするのは悪い例です。
他社の選考状況をはじめに聞き、「○○日までに判断することは可能ですか？」「○○社の結果が出てからでいいのでその後のご状況のご連絡をいただけますか？」のような言い方をすることをおすすめします。
自信をもって接する
相手が学生であっても、中途採用者であっても、少なからずさまざまな期待と不安を抱えています。そんな時、採用担当者が自信をもって生き生きと自社の魅力や仕事のやりがいを話している姿を見れば、応募者は安心することができ、「応募先として選んだことは間違っていなかった」「この会社で働いてみたいかも」と思ってもらえるようになります。
- 「この人と一緒に働きたい」
- 「ここで働いてこの人のようになりたい」
と感じてもらえれば勝ちです。一気にその会社の志望度が高まるでしょう。
採用担当者の立ち居振る舞い、発言の全てが判断基準になるということを意識しましょう。
やってはいけない「ざんねんな」対応
次に、やってはいけない対応３つをご紹介します。
上から目線な態度
相手を見下すような態度を取るのはやめましょう。
例として、面接中に答えられなかった場合、「それくらいも答えられないの？」「本当に準備してきたの？」のような言い方、発言です。
実際に自分が採用担当者にこのような態度を取られたら、この会社に入社したいと思えるでしょうか？
特に学生は、複数の説明会・選考、スケジュール管理などストレスが溜まる場面が多いです。あなたが感情に任せて放った一言で、優秀な人材を失う可能性があります。慎重に言葉を選び、態度にも気をつけましょう。
友達感覚で接しない
欲しい人材に入社してもらうためにも、仲良くなることも決して悪いことではありません。特に20代の若者は、いい意味でも悪い意味でも親しみやすさがあります。時には度を超えて馴れ馴れしい場合もあるかもしれません。
しかし、採用担当者がそれに乗じて相手とお互いにため口で話していたら、そこに居合わせた、他の応募者はどのように感じるでしょうか？
誰に対しても公平に、一定の距離を保って平等に接することを心掛けましょう。
無理な勧誘
コロナの影響もあり、若干ではありますが就職難になりましたが、すでに採用市場は売り手市場に戻ってきています。ですから、採用担当者から応募者へのアプローチは非常に重要です。
ですが、度を超えるアプローチは控えましょう。求職者と社員との交流を必要以上に迫ったり、会社のPRを不自然に行ったりすると、かえって逆効果になる場合があります。
- スピードをもって対応はしたいが、とにかく人手が足りない
- 早く対応はしているつもりだけど、正直なところミスが多い
ここまでの説明してきたようなことを意識はしたいが、上記のようなお悩みをお持ちの人事・採用ご担当者様いらっしゃいませんか？そんな時こそ、採用アウトソーシングをご検討ください！
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まとめ
好印象のためのコミュニケーション能力、悪印象軽減のための態度、これらを踏まえて採用担当者は応募者と向き合う必要があります。
採用の現場は、欲しい人材を選ぶ場であると同時に、選ばれる場であることも忘れないようにしましょう。
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