採用活動が通年化し、採用手法が多様化する中、多くの企業が採用担当者の業務負担増加という課題に直面しています。
特に、面接に関わる業務は時間やコストがかかるため、採用プロセス全体の効率化を阻害する要因となりがちで、こうした課題を解決する手段として注目されているのが「面接代行サービス」です。
面接代行サービスは、企業の採用担当者に代わって専門業者が面接に関わる業務を担うもので、面接業務の効率化やリソースの有効活用を実現します。その結果、採用の質を向上させながら、担当者の負担軽減にもつながります。
・面接代行を利用することメリットデメリット
・おすすめの面接代行サービスや導入する際の選び方のポイント
・面接業務の効率化や人材の確保に課題を感じている方
・選び方のポイントやおすすめのサービスを知りたい方
面接代行サービスとは
面接代行サービスは、採用活動を効率化し、面接業務にかかる負担を軽減するための代行サービスです。人事部門のリソースが不足している企業や、面接の質を高めたいと考える企業が導入しています。ここでは、面接代行サービスの基本的な内容や、注目される背景、採用代行（RPO）との違いについて詳しく解説します。
面接代行サービスの概要
面接代行サービスは、採用活動における「面接」という特定の業務を外部のプロフェッショナルに委託するサービスです。従来、企業の採用担当者や部門責任者が行っていた以下のような面接業務を、代行業者が請け負うことで、採用プロセスの効率化を図ります。
これにより、企業は採用活動において面接に割くリソースを減らし、重要なコア業務に集中することが可能になります。
主な対応業務
- 応募者との日程調整や面接スケジュールの管理
- 面接の実施（一次選考・二次選考・最終面接など）
- 面接内容の記録や評価基準に基づくフィードバック作成
- オンライン面接や録画面接の実施
面接代行が注目される背景
近年の売り手市場化により、人材獲得競争が激化し、採用プロセスが早期化・多様化しています。この結果、採用担当者の業務負担が増加し、特に応募者と向き合う時間や面接準備に多くのリソースを割かざるを得ない状況です。さらに、転職市場の拡大やWeb採用ツールの普及による採用手法の複雑化も課題となっています。
こうした背景から、採用プロセスの一部を外部に委託する「面接代行サービス」が注目されており、面接をプロに依頼することで、業務効率化や面接の質向上が図れるだけでなく、入社後のミスマッチ防止にもつながります。
また、世界的にも採用代行市場が拡大しており、日本でも同様の流れが進んでいます。効率的かつ効果的な採用活動の実現に向け、面接代行サービスは今後さらに広がりを見せていくことが考えられます。
面接代行で対応できる業務内容
面接代行サービスは、企業が採用活動において面接業務にかかる負担を軽減し、効率化を図るためのサポートを提供します。以下では、面接代行で依頼できる具体的な業務内容について解説します。
書類選考後の面接調整
面接代行サービスでは、書類選考を通過した応募者との面接日程調整を代行します。この業務には、以下のようなタスクが含まれます。
- 応募者への連絡やスケジュール調整
- 面接官の空き時間との調整
- オンライン面接用リンクの共有や事前案内の送付
採用担当者が通常大きな時間を割くこれらのタスクを代行業者に委託することで、リソースをコア業務に集中させることが可能です。
面接の実施（一次選考から最終選考まで対応）
面接代行サービスの中心的な役割は、面接の実施そのもので、以下のような形で面接を行います。一次選考から最終選考まで、あらゆる段階の面接に対応できます。これにより、評価のばらつきを防ぎ、質の高い選考が可能となります。
- 企業の採用基準や要件に基づき、応募者を評価
- 統一された評価基準を使用してスキルや適性を見極め
- 面接結果を記録し、企業側へ提供
面接後の評価・フィードバック作成
面接終了後、面接代行会社は応募者の評価とフィードバック作成を実施します。代行サービス会社は、企業と事前に評価基準や項目を共有・設定した上で、公平かつ詳細な評価を行い、これにより、企業と代行業者間で評価のズレが生じるリスクを最小限に抑えます。
具体的なサポート内容としては以下が挙げられます。
- 応募者のスキルや適性を記録した評価シートの作成
- 面接官のコメントや観察内容をまとめたフィードバック報告書の作成
- 採用基準に基づく合否の判断材料を提供
さらに、代行業者は企業内で求める人物像を明確化するための情報収集も行い、その結果に基づいて評価基準や具体的な質問項目を策定します。このように詳細な準備と評価を行うことで、採用担当者は応募者の特性や選考ポイントを的確に把握でき、スムーズな意思決定が可能となります。
オンライン面接代行の普及と利用例
新型コロナ流行以降、オンライン採用の環境が整ったことにより、オンライン面接代行の需要も急速に拡大しており、以下のようなケースで活用されることが多くなっています。
- 地方や海外に居住する応募者への対応
- 忙しい応募者のスケジュールに柔軟に対応するためのオンライン面接の実施
- 録画面接を活用した大量処理や複数の面接官による評価の実現
オンライン面接代行では、ツールの設定から応募者への案内、面接実施後の記録までを一貫してサポートします。また、録画データを活用することで、複数の面接官が評価を共有しやすくなり、選考の精度が向上します。
面接代行を利用するメリット
面接代行は、採用活動のさまざまな場面で企業を支援するサービスです。採用担当者の業務負担軽減やプロのノウハウを効率的に活用することで、採用成功率をさらに高めることができるでしょう。ここでは、具体的なメリットを解説します。
面接の手間を減らせるようになる
採用担当者は、求人媒体の選定、説明会の実施、会場手配、選考の日程調整、面接対応、合否連絡など多岐にわたる業務をこなしています。特に、通年採用が一般化している近年では、その負担が増加の一途をたどっています。
面接代行を利用することで、これらの業務の一部をプロに委託し、大幅な工数削減が可能になります。その結果、他の重要な業務に集中できる環境が整い、採用全体の質を高めることができます。
応募者をしっかり見極められるようになる
プロの面接官が選考を担当することで、応募者のスキルや適性をより的確に評価できます。豊富な経験と専門的な面接技術を活用し、応募者の能力やポテンシャルを引き出すことで、採用後のパフォーマンスにつながる優秀な人材を見極められます。
また、統一された評価基準に基づいて選考が進むため、選考のばらつきやミスマッチを防ぐことが可能です。
専門的な評価ができるようになる
特定の業界や職種に精通した面接官が担当することで、専門性の高いスキルを持つ応募者を的確に評価できます。例えば、ITエンジニアや医療分野の専門職など、専門知識が必要な分野では、経験豊富なプロの力が役立ちます。
また、プロの面接に同席することで、ノウハウを学び、自社の評価スキルを向上させることも可能です。積極的にプロの面接に参加することで、自社の面接力をさらに高められます。
重要業務に集中できるようになる
面接業務を外部に委託することで、人事担当者は他の重要な業務に集中できます。たとえば、採用戦略の策定や内定者フォロー、社員定着のための施策といった業務に注力でき、組織全体の成長に貢献します。
外部のリソースをうまく活用することで、社内業務の効率化と採用活動の成功が両立できます。
採用活動をスムーズに進められるようになる
面接代行サービスは、面接の代行だけでなく、採用活動全体のプロセス改善にもつながります。プロの視点からのフィードバックを得ることで、面接の評価基準や選考プロセスの見直しが可能です。
また、最新の採用トレンドや市場動向を反映したアドバイスを受けることで、採用計画全体をより競争力のあるものにできます。これにより、採用活動全体がスムーズに進みます。
面接代行を利用するデメリット
面接代行には多くのメリットがある一方で、注意すべきデメリットも存在します。ここでは、面接代行を利用する際に考慮すべきポイントを具体的に解説します。これらのデメリットをしっかりと理解し、適切に対応することで効果的な採用活動を進めることができます。
企業文化や価値観の伝達が難しい
面接代行を利用すると、応募者に企業特有の文化や価値観を伝えるのが難しくなる場合があります。外部の面接官は、企業の業務内容や価値観について事前に学ぶものの、深い理解が伴わないことも少なくありません。
そのため、応募者が企業の理念や働く意義を十分に理解できないまま選考が進む可能性があります。これにより、内定承諾後のミスマッチが発生するリスクが高まります。
応募者との信頼関係が構築しづらい
面接は、応募者が企業に対する信頼感を抱く大切な機会です。しかし、外部の面接官が担当する場合、応募者が「本当にこの会社で働きたいか」を感じ取る時間が減少することがあります。
また、応募者にとっても企業側の本音や雰囲気をつかみにくくなるため、選考過程で企業に対する魅力が十分に伝わらないことが懸念されます。
コストがかかる
面接代行サービスを利用するには、一定のコストがかかります。特に、複数回の面接や長期間にわたる採用活動では、予算への影響が大きくなる場合があります。自社で対応した場合と比較して、どの程度の費用対効果が得られるかを事前に見極める必要があります。
限られた採用予算を最大限に活用するために、コスト面での慎重な検討が求められます。
評価基準の違いによるミスマッチ
面接代行会社が持つ評価基準と、自社の求める人材像が一致しない場合、採用した人材が企業の期待にそぐわないケースが生じる可能性があります。代行会社が評価を行う際に、企業の文化や価値観が十分に反映されていないと、採用後のパフォーマンスに悪影響を与えるリスクがあります。評価基準の統一を図るため、綿密なコミュニケーションが重要です。
ノウハウの蓄積ができない
面接業務を代行会社に任せきりにしてしまうと、社内で面接スキルや選考ノウハウを蓄積する機会が減少します。これにより、将来的に自社で採用活動を展開する際に、スキル不足に陥る可能性があります。
プロの面接官に同席しながら学ぶなど、積極的にノウハウを吸収する姿勢が必要です。ノウハウの蓄積を意識した運用を心がけましょう。
面接代行の費用相場
面接代行サービスの費用は、依頼する内容や規模によって異なります。面接代行サービスの費用は、必要な内容や規模に応じて柔軟に設定されているため、コストだけでなく、提供されるサービス内容や効果を総合的に検討し、企業のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。
以下に、一般的な費用相場を項目別に解説します。
1回の面接代行の費用
1回の面接を代行してもらう場合、費用は1万円～5万円程度が相場です。この価格には、面接官の人件費や事前準備のコストが含まれます。専門性の高い職種や上級職向けの面接になると、さらに費用が上がることもあります。
一次選考の大量処理プラン
大量採用向けに一次選考をまとめて代行するプランでは、10万円～30万円程度が一般的です。この場合、面接回数や応募者の人数に応じた料金設定がされていることが多く、スクリーニングを効率的に行いたい企業に適しています。
長期契約プラン
年間契約などの長期契約プランでは、月額20万円～50万円程度が目安となります。このタイプの契約では、複数回の面接代行や採用プロセス全体のサポートが含まれる場合が多いです。通年採用を行う企業にとっては、コストパフォーマンスが高い選択肢といえます。
面接官の専門性による費用の違い
一般職向けの面接代行と、専門職や管理職向けの面接代行では費用に差が生じます。たとえば、専門職やエグゼクティブ向けの面接では、1回あたり5万円～10万円程度になることもあります。これは、専門知識や高度なスキルを持つ面接官を手配する必要があるためです。
追加サービスの費用
評価レポート作成や面接スキルのトレーニングなどの追加サービスを依頼する場合、5万円～10万円の追加料金がかかることがあります。これらのオプションは、面接の質をさらに向上させるために利用されます。
面接代行会社の選定ポイント
面接代行会社を選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。これらのポイントを踏まえて、信頼できる面接代行会社を選定することで、採用活動の効率化と質の向上が期待できます。
- 対応可能な業務範囲の明確化
- 業界・職種ごとの実績確認
- 柔軟性やカスタマイズ対応の有無
- 情報共有の頻度
- 情報セキュリティ対策や法的遵守体制
- コストパフォーマンスの比較
対応可能な業務範囲の明確化
各社が提供するサービス内容は異なるため、自社が必要とする業務が対応範囲に含まれているかを確認しましょう。例えば、書類選考後の面接調整や面接の実施、評価・フィードバック作成など、具体的な業務内容を明確にし、それに対応できる会社を選ぶことが重要です。
業界・職種ごとの実績確認
自社の業界や職種における実績が豊富な代行会社を選ぶことで、より適切な人材の見極めや効果的な面接が期待できます。特に専門性の高い職種の場合、その分野での経験や知識を持つ面接官がいるかを確認することが重要です。
柔軟性やカスタマイズ対応の有無
現在、面接においても手法が多様化しています。また、企業ごとに採用プロセスや求める人材像は異なります。そのため、面接手法の多様化や企業のニーズに合わせた柔軟な対応が可能か、カスタマイズサービスを提供しているかを確認しましょう。
情報共有の頻度
代行会社の担当者との連絡の取りやすさは、確認すべき項目の一つです。円滑に採用活動を進めるためにも、こまめに連絡、情報共有することは非常に重要なことです。
面接は対応してくれたが、なかなか評価を共有してもらえないなどの問題があった際に、優秀な人材を逃してしまう場合もあります。見落としてしまいがちですが、依頼する前に担当者の連絡スピードもしっかり確認しておきましょう。
情報セキュリティ対策や法的遵守体制
応募者の個人情報を取り扱うため、情報セキュリティ対策や個人情報保護に関する法令遵守の体制が整っているかを確認することは不可欠です。具体的には、プライバシーマークの取得状況や情報管理のポリシーをチェックしましょう。
コストパフォーマンスの比較
料金体系や費用対効果を比較検討しましょう。面接代行サービスの費用は、依頼する内容や規模によって異なります。例えば、1回の面接代行の費用は1万円～5万円程度が相場とされています。自社の予算や必要なサービス内容に合わせて、最適なプランを選ぶことが重要です。
面接代行を行った方がよい企業の特徴
ここまで面接代行の業務内容や実施するメリット・デメリットを紹介してきました。では、実際どのような企業が導入に向いているのか解説します。
マンパワー不足の企業
先ほど、お伝えした通り採用担当者の業務はさまざまあります。「採用枠を拡大したいが人事が人手不足」や「採用業務を他の業務と兼任している」などのマンパワー不足に悩まれている企業も少なくないはずです。
そんな時に、面接や選考の日程調整を代行会社に依頼することで、本来対応すべき業務に注力することができ、優秀な人材の確保に繋がります。
面接の評価基準が統一されていない企業
面接の評価基準が統一されていない企業にも面接代行はおすすめです。面接経験が少ない人が面接官を務めると、その人の好みや固定概念に左右されてしまい、バラつきのある評価になってしまいます。
面接代行では、あらかじめ社内調査を実施し、求める人物像の設定や評価項目や基準を定義付けしてくれます。それにより、企業の評価基準の基盤としても今後使用することができます。
面接のノウハウがない企業
採用はしているが面接のノウハウ不足でなかなか人材確保に繋げられない企業も面接代行はおすすめです。
先ほどメリットでもお伝えしたとおり、プロの面接官と一緒に面接をすることで対応や質問の仕方などのノウハウを獲得することできます。面接代行会社から学んだノウハウを活用し、段々と自社の面接方法を確立していくことができます。
下記の記事では、面接の質問内容例をご紹介してますので合わせてご参照ください。
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面接代行の具体的な導入事例
面接代行サービスの導入事例として、以下の2つのケースがあります。
導入事例１：人事リソースが不足しているIT企業の場合
あるIT企業では、事業拡大に伴い応募者数が増加し、人事部門のリソースが不足していました。このため、面接の質にばらつきが生じ、採用効率が低下していました。そこで、面接代行サービスを導入し、プロの面接官による統一された評価基準を適用することで、面接の質を向上させました。
さらに、代行業者との同席を通じて、社内の面接スキルの向上も図りました。その結果、採用プロセスの効率化と質の向上を同時に実現し、優秀な人材の確保に成功しました。
導入事例２：多拠点展開している製造業企業の場合
全国展開しているリフォーム会社では、各地での採用活動において、営業担当者が面接を行うことで営業工数が減少し、売上に影響を及ぼしていました。また、支店と本社間のコミュニケーションミスにより、採用機会のロスも発生していました。これらの課題を解決するため、面接代行サービスを導入し、営業担当者の面接業務を代行しました。
これにより、営業工数の削減と売上の向上を実現し、さらに独自の面接マニュアルを活用することで、内定辞退率の低下にも成功しました。
おすすめの面接代行サービス比較6選
では、実際におすすめ代行会社6選を紹介します。
株式会社キャリアマート
・グループワーク代行 3時間 30000円～
株式会社アールナイン
株式会社uloqo
株式会社トライアンフ
株式会社ONE
採用業務全体の代行から、採用面接など一部の業務の代行まで、柔軟に対応可能です。約3,000件の採用代行実績を持ち、新卒採用・中途採用・アルバイト採用といった雇用形態を問わず、幅広いニーズに応えます。中小企業から大企業まで、企業ごとの採用課題に合わせた柔軟なサポートを提供し、効果的な採用活動を実現します。
株式会社人材研究所
面接代行以外の採用サポートサービス
ここまで面接代行について説明してきましたが、同様に一部の業務を代行してくれるサービスがあります。それらについて、いくつかご紹介します。
スカウト代行
スカウト代行とは、その名の通りスカウトメールを代わりに送ってくれるサービスのことを言います。
ダイレクトリクルーティングを実施する際、採用担当者は、優秀な人材を探し、スカウトメールを1件、1件送らなければいけません。しかし、スカウト代行では、人材の選定から文面作成、送信まで代行してくれます。
従来の採用活動は、求人広告を出して応募を待つ「待ちの採用」が一般的でした。しかし近年では、企業がターゲット人材に直接アプローチする「攻めの採用」が注目されています。特にスカウト型採用は、条件に合う人材をピンポイントで見つける効率的な手法とし[…]
書類選考代行
書類選考代行とは、選考過程である書類選考を代行するサービスのことを言います。
新卒採用など、応募者の人数が多い企業では、すべての応募者の書類に目を通すのに時間や労力がかかります。
書類選考代行では、あらかじめ採用基準を設定すれば、機械的にその条件に満たした応募者のみ選考に通すようにしてくれます。
まとめ
現在は、人手不足の問題もあり、採用業務の一部や全てを委託する企業も年々増えています。また、コロナの流行によりWEB化が進んだことも一つの要因と考えられます。
しかし、ただ代行会社に依頼するだけではミスマッチの恐れがあり、時間を無駄に使ってしまうことになります。面接代行会社に依頼する際は、ぜひこの記事の確認事項を参考に選んでみてください。
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