会社説明会は、採用活動を行う際に多くの学生に企業の魅力を伝えられるチャンスの場です。しかし最近では、学生に直接接触しアプローチすることが困難になっています。
そんなときに積極的に取り入れられているのが、オンライン説明会です。オンライン説明会は、対面とは違ったメリットやデメリット、成功に繋げる方法などがあります。
しっかりと「オンライン説明会開催のポイント」を抑え、優秀な人材の獲得を目指しましょう！
オンライン説明会（WEB説明会）とは
オンライン説明会（WEB説明会）とは、インターネット上で開催する会社説明会のことを言います。
従来、会社説明会は話を聞きたいと思った会社に学生自ら足を運ぶという形が主流でした。しかし近年では、新型コロナウイルスの流行や就活の多様化によってオンライン説明会を活用する企業が増えています。
オンライン説明会は、インターネット上で行われるため、学生はパソコンやスマホを通じてどこからでも参加できる方法です。
より多くの学生に、適切に情報を受け取ってもらうために、まだオンライン説明会を開催していない企業は、取り入れることを検討してみると良いかもしれません。
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オンライン説明会とオフライン説明会の違い
オフライン説明会
従来行っていた説明会を指し、開催者が場所を確保して指定日時に就活生が指定場所に行く必要がある
オンライン説明会
開催者が会場を確保する必要は無く、インターネット上の仮想空間で説明会を開催し、就活生も自宅で説明会に出席できる
説明会をオンラインで行うメリット・デメリット
オンライン開催と対面開催の違いがわかったところで、説明会をオンラインで開催するときのメリット・デメリットを解説してきます。
オンライン説明会のメリット
まずメリットとして、オンライン説明会は、スマホやパソコンなどのインターネット環境があればどこからでも参加をすることが可能なので、日本全国や海外の方にまで企業をアプローチすることができます。
また学生は隙間時間を使って閲覧できるので、志望度が高くない学生や忙しい学生の参加も見込め、志望者の増加が期待できるでしょう。さらに、会場や機材を借りたり移動したりする必要がないので、コストと時間の軽減にもなります。
あらかじめスライドなどの準備をしておけば、少ない人員で開催することも可能です。
オンライン説明会のデメリット
デメリットとしては、企業側が一方的に会社の説明をすることで、学生とのコミュニケーションが取りにくくなる可能性があります。
またオンライン説明会は、自由参加型ですが途中退席も自由にできるので、興味がないと判断されると説明会の途中でも退席されてしまうかもしれません。
さらに、インターネット上では、会社や従業員の雰囲気が伝わりにくいというのもデメリットとして挙げられるでしょう。
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【21卒】全体の約6割がオンライン説明会を実施
21年卒採用の年に、オンラインで説明会を実施した企業の割合は、全体の63.1％でした。
企業の規模別でのオンライン説明会の実施率は、以下のような結果となっています。
- 1000人以上・・・79.3％
- 300～999人・・・58.9％
- 300人未満・・・47.9％
これまで何かと批判のあったオンライン採用ですが、新型コロナウイルス感染拡大の回避ということで学生や企業も容認し、採用イベントのほとんどが対面型からオンライン型に移行してきています。
中には、一次面接から最終面接までWEB上で行ったという企業も多かったようです。
オンライン説明会の種類
オンライン説明会の種類には、「ライブ配信型」と「録画配信型」の2つがあります。
ライブ配信型
ライブ配信型はリアルタイムの説明会をインターネット上で配信します。開催時、質問もリアルタイムに回答できるため、学生との信頼関係が築き易いです。
またリアルタイムですので状況を見ながら臨機応変に説明会の内容を変更することが出来ます。一般的に録画配信型の説明会より出席率が高い傾向にあります。
録画配信型
録画配信型は事前に説明会を録画し、配信時刻に録画内容をインターネット上で配信します。動画の使い回しが出来るため、複数回の説明会を予定している場合は有効です。事前に録画することで編集作業などにこだわりを施せるので、完成度の高い動画を配信することができます。
サーバーに配信動画を上げて置くことで常時説明会を閲覧できる環境を作ることができ、学生は空いている時間に説明会を閲覧することが可能になります。
学生とその場でコミュニケーションは取れませんが、アピールしたいことをまとめた内容の動画を繰り返し配信することができるので、より多くの学生に見てもらいたい場合におすすめの方法です。
▼ライブ配信と録画配信、それぞれの効果的な使いどころはどこか？ 詳しくは下記記事でご紹介しています！
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オンライン説明会を成功させる６つのポイント
オンライン説明会は、学生を面接に繋げるための入口です。オンライン説明会の成功は、採用成功への第一歩となります！
では実際に、どうしたら成功するのでしょうか？説明会をオンラインで行うにあたって以下６つの成功ポイントを紹介します。
- 段取りをつけておく
- 見栄えを気にする
- 開催前の集客を行う
- 開催時間を工夫する
- 途中退席されないようにする
- 学生からの質問タイムを設ける
段取りをしっかりとつけておく
上述したようにオンラインの説明会は、学生に興味が無ければその場で即退席されます。
従って、単調にならないようエンターテイメント性を意識したシナリオを作るなど工夫を凝らし、タイムテーブル通りに進行させることが重要になります。リハーサルも配信ツールの動画機能を使って何度か見直すと進行もスムーズになって高評価を得ることが出来ます。
企業によってはテレビショッピングの運営会社からコンサルティングを受けて説明会を実施したところ、従来の3倍近くに学生が増えたとの報告もあります。
学生からの見栄えを気にする
事前にリハーサルをした際、学生からどのように見えているのかもきちんと確認しておきましょう！
雰囲気が伝わりづらい分、背景画像の準備や、配信会場が暗い場合には配信用のライトをセッティングするなど、登壇者の印象が良くみえるような工夫が必要になってきます。
実際、キャリアマートの新卒説明会では、配信ライトを使って少し画面を明るくしただけで学生からの満足度が向上しました！
開催前の集客をしっかり行う
どんなに準備をして素晴らしい説明会を開催しても、参加する学生がいないと意味がありません。事前に告知や広告を出してもなかなか学生の目に留まらないという場合は、さらに効果的な集客方法を行う必要があります。
企業を身近に感じてもらえるような方法が効果的です。
例えば、大学や研究室、学生団体を通して参加してほしい学生に向けて積極的にアプローチをしたり、20歳代のユーザーが日々利用しているTwitter、Instagram等のSNSに新たな活路を見出してイベントの告知をしてみてください！
また地方都市の企業は、周辺部の地方自治体と連携を取りながら地元の学生を取り込む工夫が必要です。その手段のひとつとして最近は、地方自治体でも独自のSNSを発信しているため、地元での認知度は高く説明会の告知で効果が期待できます。
開催時間を工夫する
オンライン説明会では、方法や内容、日にち以外にも開催する時間帯が参加人数を大きく左右します。この答えは、説明会の対象者となる学生の立場になって考えると明らかです。
参照：マイナビ「2021年卒 学生就職モニター調査 3月の活動状況」
それは、学生の予定が空いている時間を狙って説明会を開催することです。
具体的には学生のアンケート結果から比較的説明会に参加しやすい時間帯（13時〜15時）に説明会を開催することをおすすめします。
また前述した通り、説明会の録画配信を活用することで学生は好きな時間に好きな場所で説明会を閲覧できるので集客が期待できます。
途中退席されないようにする
オンライン説明会は、参加しやすい反面で途中退席もしやすいというのが事実です。
根拠となるのが、弊社が支援する大手電機メーカーが実施したオンライン説明会（13回開催し計約230名出席）の退席率のデータです。開催時間が1時間以内の場合、退席率は数%でしたが1時間を超えると急上昇し、開催時間が90分になると退席率は約15%にまで及びました。
そこで企業側は、いかに学生を飽きさせない立ち振る舞いや話し方、プレゼンの構成をするかなどが重要となります。
特に学生が配信を見るだけの録画配信型の動画は、15分から30分以内で重要なポイントを簡潔に収めると良いでしょう。
学生からの質問タイムを設ける
説明会は主催者側が一方的に話をするのはやめましょう！学生は気になる企業があった場合、聞きたいことがありますのでしっかりと学生からの質問を受ける場を設けることをおすすめします。
また説明会の中ではチャット機能を利用して、いつでも学生の質問を受ける旨のテロップを流すと効果的です。可能であれば説明会の終わりに質問の回答をできれば更に良いです。
なお、次なる説明会を改善するため、配信ツールのアンケート機能は必ず設定して学生の意見を聞きましょう。
オンライン説明会から選考へ繋げるには
対面開催時には、説明会と1次選考を同時開催で行い「希望者のみ説明会後に選考を行う」といった手法を取り入れていた企業もあるかと思います。しかし、オンライン説明会となるとその手法は使えません。
リアル開催の説明会よりも気軽に参加できてしまう分、選考への導線設計はこれまで以上に入念に考える必要があります。
説明会開催後にアンケートを実施し、選考希望の学生には、開催当日中に選考案内や日程調整を行うなど、できるだけタイムラグが発生しないように対応することが、オンライン説明会から選考への歩留まりを向上させるためのカギとなってきます。
まとめ
オンライン説明会は、昨年から急激に普及した新しいスタイルのイベントですが、成功している企業の共通点は、説明会にエンターテイメントの要素を取り入れています。つまり、成功の鍵は従来の説明会の概念を捨て、新しいことにチャレンジすること。
企業のことを多くの学生に知ってもらうことは、採用活動の成功に繋がる第1歩と言えます。まだまだ各企業でオンライン説明会のやり方は様々ですが時代のニーズに合わせて進化して行くと思われます。ぜひ、自社に合った方法や工夫を見つけ、しっかりと対策を行い開催してください！
