近年は有効求人倍率が常に1を越えており、人材不足に悩む企業も多いのではないでしょうか。
年々採用競争は激化しており、優秀な人材を確保するには、さらに採用活動に力を入れていかなければなりません。
そこで今回は、企業が多数の学生にアプローチできるイベント、会社説明会と説明会代行サービスについて紹介します。
ノウハウがなく実施方法がわからないという企業は、会社説明会を代わりに行ってくれる「説明会代行」に依頼するのがおすすめです。
ぜひ参考にしてみてください。
説明会代行とは？
説明会代行とは、会場の設置や運営、資料の作成やアンケートの実施などの業務を、社内の採用担当者に代わって行ってくれるサービスのことです。
説明会に関わる煩雑な業務をプロにお任せできるので、ノウハウがなくてもスムーズに説明会が実施できるでしょう。費用はかかりますが、その分クオリティーの高い説明会が実施できます。
説明会代行の費用相場
ではだいたいどのくらいの費用感で説明会代行を依頼することができるのでしょうか。
説明会代行の相場は、1回あたりだいたい10万～
説明会代行の費用相場は、サービス内容や企業規模によって異なりますが、一般的には1回あたり10万円から50万円程度が目安とされています。
この費用には、説明会の企画や事前準備、参加者の管理、当日の運営サポート、さらに事後のフォローアップなどが含まれる場合が多いです。
また、スピーカーのみのようなピンポイントでの代行であれば、2時間2万～という料金設定の代行会社もあります。
対面形式かオンラインかで変わってくる
当たり前の話ではありますが、対面形式での開催の場合、会場手配や運営スタッフの派遣、音響・照明などの技術サポートが必要になることもあるため、費用が高くなる傾向にあります。
一方、オンライン開催の場合は会場手配にかかる費用が不要になるため、対面形式開催よりは、安価に抑えられるでしょう。ただし、オンラインツールの使用や技術サポートが必要な場合には、別途費用がかかることもあります。
複数回のセット依頼だと割引されることもある
また、説明会代行業者によっては、複数回の説明会をセットで依頼すると割引が適用されることもあります。依頼する前に、具体的にどのサービスが含まれているか、何に対して費用が発生するのかをしっかり確認することが重要です。
追加で発生する費用があるかどうかも、事前の問い合わせで見積もりを取っておくことで、予算オーバーを防ぐことができます。
説明会代行の外注メリット
ここからは、説明会代行をすることで得られるメリットを3つ紹介していきます。
質の高い説明会を実施できる
説明会は、学生に会社のことを知ってもらう数少ないチャンスです。
説明会参加者への対応やDM送付、会場準備など、会社説明会を開催するには専門的なタスクが発生します。
採用活動に精通した社員がいない場合、代行会社のノウハウを活用することで正確かつ質の高い説明会が開催でき、会社の魅力を最大限伝えることにつながるでしょう。
会社の魅力をしっかりとアピールすることにより、優秀な人材に巡り会える効果も期待できます。
採用活動のコア業務に専念できる
説明会を実施するためには、説明会の日程調整や会場準備、当日の受付など、さまざまな業務が発生します。
また、説明会で使用する冊子やアンケートの作成など、使用する書類はたくさんあり、用意にも時間がかかることでしょう。
ノンコア業務を外注することで、本来の仕事に集中できるというのは、大きなメリットです。
社員の負担を減らせる
説明会を実施するためには、事前準備に加えて当日の運営や書類作成、実施後の参加者へのフォローなど、膨大な量の仕事と時間が必要になります。
これにより、本来の業務が疎かになることも考えられます。代行に依頼することで、社員の負担を減らせるうえ足りないリソースも補え、スムーズに採用活動を行う環境が整うでしょう。
新卒向けの会社説明会は、学生の応募を後押しする重要な役割といえるでしょう。そんな会社説明会で学生に興味関心を抱かせるにはどうしたら良いのでしょうか。 今回は資料作りに焦点を当てて、魅力的な資料をスムーズに作るポイントをご紹介します。 […]
説明会を外注するデメリット
便利な説明会代行サービスですが、一方でデメリットもあります。ここでは、3つ紹介します。
費用がかかる
代行サービスを利用するためには、当然費用がかかります。社内ですべての業務が行えれば費用がかかることはないため、代行に依頼することを躊躇するケースがあるかもしれません。
しかし、社内で行うにもコストは発生します。ノウハウのある代行サービスに依頼すれば的確な説明会運営が叶い、結果コストの削減につながる場合もあるでしょう。
依頼内容を厳選することで費用を抑えることも可能です。
代行サービスとのやりとりに時間を取られる
会社の魅力を最大限に伝える説明会にするためには、内容や会場準備など、代行サービスとの綿密な打ち合わせが必要です。
調整業務に時間が取られることをデメリットに感じることもあるでしょう。
とはいえ、社内で完結させる場合にも打ち合わせは必須です。代行サービスを利用する場合も、最初にしっかりとした打ち合わせを行うことでスムーズな説明会運営につながります。
説明会のノウハウを残せない
説明会代行サービスを利用することで、会社内に説明会の実施方法やノウハウを残せないのは、大きなデメリットとしてあげられます。
しかし、会社内で説明会を企画した場合でも、採用担当者のみの経験となり、その担当者の異動によって何も残らないということは少なくありません。
すべてを代行サービス会社に丸投げするのではなく、代行担当者と情報を共有しながらサービスを活用し、経験やノウハウを社内に蓄積していくことが大切です。
説明会代行サービス会社の選び方・注意点
さまざまな代行サービス会社がありますが、何を基準に選んだらいいのでしょうか？ここでは、選び方のポイントや注意点を紹介します。
代行サービスの範囲
サービスを利用するうえで、依頼できる業務範囲は必ず確認しておきたいところです。採用活動において戦略から一緒に考えてほしいのか、説明会当日の運営のみを依頼したいのか、担当者で決めておくのが大切です。
また、実績や利用者の声を参考に、自社が求めている内容と合っているのかチェックしましょう。そうすることで、手配漏れやイメージと違うという事態を防げます。
代行サービス会社の得意分野
対応してくれる範囲が同じでも、それぞれの代行サービス会社には得意分野があります。たとえば、新規、中途、アルバイトなど、得意としている採用対象が違うこともあります。
サービスがたくさんあって迷うという場合には、条件からおすすめの会社を絞り込んでくれるサイトもあるので、活用してみてください。
代行サービス会社からの提案力
代行サービス会社によって「希望に沿って代行します」や「企業の強みを分析し、最適な内容を提案します」など、提案力に差があります。
今のやり方でそのまま代行してほしい場合には、希望通りに行ってくれるサービス会社が合っているでしょう。
しかし、企画のノウハウや採用活動へのアドバイスが欲しいのであれば、提案力の高い代行サービスを選ぶのがおすすめです。そうすることで、より優秀な人材を確保するためのノウハウを学べます。
代行にかかる費用
利用するうえで重要になってくるのが、代行費用です。月額数万円から100万円以上まで、サポート内容によって金額にはかなりの差が生じます。
また、オプションで追加料金がかかる可能性も考え、疑問点などはすべて伝えておくことが大切です。
採用活動が通年化し、採用手法が多様化する中、多くの企業が採用担当者の業務負担増加という課題に直面しています。 特に、面接に関わる業務は時間やコストがかかるため、採用プロセス全体の効率化を阻害する要因となりがちで、こうした課題を解決する[…]
まとめ
採用担当者に代わり、資料作成や説明会を実施してくれる「説明会代行サービス」は、担当者の負担を減らせるだけでなく、クオリティーの高い説明会を実施できるため、人気のサービスです。
説明会で多くの学生に自社をアピールできれば、優秀な人材を確保できたり、採用後のミスマッチを減らせたりと企業にとってのメリットがたくさんあります。
この記事を参考に、ぜひ企業に合った代行サービスを見つけてみてください。
「売り手市場」と言われている中、採用活動をするにあたって様々な悩みや課題を抱えている人事の方も多いのではないでしょうか。 実際、あらゆる採用手法が増え続けている中で、「どの媒体が適しているのか」「どんな採用スケジュールで動けば採用成功[…]
