採用決定後に送付する書類のひとつとして「内定通知書」があります。内定通知書の発行は義務づけられていませんが、優秀な人材を確保し、信頼関係を築くためにも重要な意味を持ちます。
しかし、内定通知書に記載するべき内容や注意点がよくわからないという採用担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、内定通知書を発行する目的から記載内容、送付方法など詳しく紹介します。
間違えやすい採用通知書や雇用契約書との違いも解説しているので、送付の目的を混同しないためにもチェックしましょう。
内定通知書とは？
内定通知書にはどのような意味があるのでしょうか？ここでは、内定通知書の目的や法的な効力などを解説します。
内定通知書の概要と目的
内定通知書とは、候補者に内定が決定したことを証明し通知するための書類です。また複数の企業から内定連絡を待つ候補者から、いち早く入社の承諾を得るための意味もあります。
内定通知書に記載される内容は、面接に参加したことに対してのお礼や入社予定日、内定取り消し事由などです。
内定通知書と一緒に、入社までに提出してもらう書類を同封して送付するケースも多くあります。候補者が書類の中にある「内定承諾書」に署名・捺印をして返送すると、労働契約に合意し、成立したとみなされます。
内定通知書が持つ法的な効力とは
内定通知書自体には法的な効力はありません。しかし、労働契約が成立したという物的な証拠になります。そして、成立した労働契約に対しては法的な効力が発生します。
内定通知書は、新卒採用などの採用から入社までの期間が長い場合に多く使用しますが、中途採用の際に発行するケースもあるようです。
内定通知書の発送後は、よほどの事態に陥らない限り企業側から内定取り消しはできません。
他の書類との違いをチェック
内定通知書と間違えやすいものとして「採用通知書」や「雇用契約書」、「労働条件通知書」があります。それぞれの役割を把握しておくことが大切です。
ここでは、それぞれの違いについて解説します。
内定通知書と採用通知書の違い
内定通知書と混同しやすい書類として、採用通知書があります。これは候補者が内定承諾書の提出後、採用を知らせるために送付する書類です。
内定通知書にまとめて同封する場合もあります。法的効力や作成義務はありません。
雇用契約書との明確な違い
雇用契約書とは企業と労働者が交わす書類のことで、給与や勤務時間などの労働条件に関する事項が記載されています。
雇用契約書は2部書類を作成し、企業と労働者がお互いに署名・捺印を行うことで契約が成立します。
雇用契約は口頭でも成立するため書類の作成は必須ではありませんが、トラブルを防ぐためにも作成しておくのがいいでしょう。
雇用契約書は内定時に発行するケースが多く、内定通知書に同封する企業もあります。
労働条件通知書や内定承諾書との比較
労働条件通知書は、その名の通り労働条件を記載して労働者に通知するための書類です。
記載内容は給与や勤務時間など、雇用契約書とあまり相違ありません。内定通知書との違いは、法律で発行が義務とされている点です。
内定承諾書は、候補者に入社の意思を確認する書類のことです。内定通知書や採用通知書に同封し、受け取った候補者に入社の意志がある場合は署名・捺印して返送されます。
内定通知書を送るタイミングと方法
内定通知書はどのタイミングで送付すればいいのでしょうか？ここでは、送付のタイミングを送付手段、学校宛てに送る際の注意点を紹介します。
いつ送ればいい？送付時期の目安
内定通知書を送るのは、最終面接から10日以内が一般的な目安です。複数の企業に応募している候補者も多く、先に内定通知書を受け取った企業に入社を決めてしまう場合もあります。
そのため、企業内での審査が終わり次第、早めに送付するのがいいでしょう。
内定通知書を送るときの便利な手段
内定通知書の送付方法には、「郵送」「メール」「手渡し」の3のパターンがあります。パターンごとに紹介します。
郵送
電子化が進んでいますが、内定通知書は郵送で送付するという企業もあります。メールや手渡しに比べると時間がかかるため、送付した旨をメールで送るといった対応も検討してみてください。
また、重要な書類のため、書留など追跡可能な発送方法を利用しましょう。
メール
内定通知書はメールで送付することも可能です。企業としては送料や印刷料がかからず、迅速な対応ができるといったメリットがあります。
しかし、候補者が内定の重みを感じにくかったり、記入が必要な書類がある場合に印刷する手間があったりなど、デメリットもあります。
手渡し
内定式やオファー面接などで、直接内定通知書を渡すケースもあります。内定通知書を渡すだけでなく、内定者の不安を払拭したり業務内容を具体的に伝えたりすることを目的とする場合も考えられます。
内定通知書の他に後日提出が必要な書類がある場合には、忘れずに伝えるようにしましょう。
学校宛て送付の際に気をつけるポイント
高校や大学の推薦で応募した内定者には、学校宛てに内定通知書を送付します。
その際の封筒には、宛先に学校名と窓口の担当者や教師の名前を記載します。担当者や教師の名前がわからない場合には、「（学校名）御中」と記載しましょう。
また、件名は内定者決定のお知らせにし、学校へは推薦のお礼をするのが大切です。一方で、同じ学校内に内定者と不採用の学生がいた場合には、それぞれの名前を記載し不採用理由も書き記します。
内定通知書を作成する際の注意点
内定通知書の発行は法律で定められていないため、記載事項は企業にゆだねられています。
内定通知書に記載しておきたい内容や、よくあるミス・トラブルの事例を用いながら注意点をまとめました。
内定通知書に必ず記載すべき重要項目
内定通知書に記載する項目は以下の通りです。
- 発行日
- 宛名
- 企業名、代表者氏名
- 挨拶、お礼
- 内定した旨
- 勤務地
- 労働条件
- 入社予定日
- 内定取り消し事由
- 連絡先
- 同封書類について（内定承諾書、労働条件通知書など）
書き方にも決まりはないため、自由な形式で作成して問題ありません。書き方で迷ってしまう場合には、インターネット上にあるテンプレートを活用するのもいいでしょう。
企業側でよくあるミスとその防止策
企業で内定通知書を作成する場合には、記載ミスがないように注意が必要です。特に、労働条件などの記載ミスは入社後のトラブルになりかねません。
複数人で確認するなど、企業の体制を整えましょう。
内定通知書に関するトラブル事例と対処法
内定通知書のトラブルとして多く挙げられるのが、労働条件の相違です。求人や面接時に伝えた条件と異なるものを内定通知書に記載して送付してしまうと、トラブルになりかねません。
さらには、企業として信用を失うことにも繋がります。きちんと確認して内定通知書を作成するようにしましょう。
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内定通知書テンプレートと記入例
内定通知書の作成経験が少ない方は作成に時間がかかってしまうでしょう。そんな時はテンプレートを活用するのがおすすめです。無料で使えるものや記入の具体例などを紹介します。
無料で使えるテンプレートの種類
インターネット上には、無料で使える内定通知書のテンプレートがあります。中途採用と新卒採用で使い分けることも可能です。
これらのテンプレートは、ダウンロードして自社用に日付や会社名、必要な書類などを入力するだけで完成するため、短い時間で簡単に作成できるでしょう。
内定通知書の作成方法がわからない採用担当者は、一度使用してみるのもひとつの手です。
記入時の具体例と注意点
内定通知書は、まず「拝啓 時下ますますご清祥のことと～～」といった挨拶から書き始めます。「猛暑が続く中、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」など、季節に合わせて変更してもいいでしょう。
その後は応募してくれたことに対してお礼を述べます。「多数の企業の中から当社にご応募いただきありがとうございました。」のように短くまとめましょう。
そして、「当社での厳正なる審査の結果、○様の採用を内定いたしましたことをお知らせいたします。」と採用する旨を記載します。
さて、このたびは弊社採用選考の結果、下記のとおり内定を通知いたします。ご確認のうえ、同封の書類をご返送くださいますようお願い申し上げます。
さいごに、入社日や内定取り消し事由などを記します。勤務地や給与、勤務時間などを記載する際には、募集時や面接時と相違がないように注意しましょう。
内定通知書に内定承諾書を同封する場合には、「同封いたしました書類をご確認いただき、内定承諾書に必要事項の記入並びに押印のうえ、期日までに返送用封筒にてご返送ください。」と案内を入れましょう。
1. 内定承諾書（返送期限：本通知到着後7日以内）
2. 労働条件通知書
記載例を記した書類を同封すればより親切です。
「内定通知書」とは、応募者に対して正式に内定を伝える法的効力を持つ書類です。書式に決まった様式はないため、すぐに使えるWord形式のテンプレートをご用意しました。
内定通知書のメリットとデメリット
内定通知書は労働契約の証拠となる重要な書類ですが、発行は義務付けられていません。作成する前に内定通知書のメリットとリスクをチェックしましょう。
内定通知書を送付するメリット
希望の人材を確保できる点が、内定通知書を送付する主なメリットとして挙げられます。
さらに、手続きを丁寧に行う企業といったアピールもできるため、内定者のモチベーションアップも図れるでしょう。
送付に伴うリスク・デメリット
内定通知書を郵送で送付した際には、他の郵便物に埋もれてしまう可能性があります。また、メールで送付しても他のメッセージに埋もれて見逃されてしまうことも考えられます。
そのため、「内定通知書を郵送しメールで通知」「メールで送付し電話で通知」など複数の送付方法を利用すると見逃されるリスクを減らせるでしょう。
また、電話での通知では言った言わないのトラブルに発展する恐れがあるため、形に残る方法を選択するのがおすすめです。
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内定通知書を活用して人材流出を防ごう
内定通知書を送付する企業は多いため、他の企業との差をつけるために内容を工夫してみましょう。詳しく紹介していきます。
内定通知書で企業としての信頼感をアップ
内定通知書は、企業と内定者の間で信頼関係を築く大切な第一歩です。前提として、内定通知書の記載内容は募集時や面接時と相違ないことが基本です。
あわせて今後の予定や返信用封筒などを同封すると、信頼感アップに繋がります。
しかし、正確な内容が記載されていなかったり、連絡が遅かったりすると内定者は企業に対して不信感を抱いてしまいます。
内定通知書の重要性を理解して慎重に作成すれば、企業の誠実さや採用への熱意を伝えられるでしょう。
内定辞退を減らす工夫
内定通知書を送付した後も、内定者が辞退しないように工夫することが大切です。
例えば、入社後のスケジュールや手続きを説明して具体的なイメージを持ってもらったり、体験入社などで実際に自分の目で業務や社内の雰囲気を見てもらったりするのも効果的です。
まとめ
内定通知書の目的や送付方法、作成する際の注意点などを紹介しました。
内定通知書は労働契約の証拠となるだけでなく、内定者との信頼関係を築くきっかけとなる重要な書類です。内定辞退を減らすためにも内定通知書に工夫を凝らすようにしましょう。
この記事を参考に、優秀な人材を確保できるよう、内定通知書のあり方を見直してみてください。
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