近年スタートアップ企業の増加とともに、ひとり人事の数も増えつつあります。ひとり人事とは、名前のとおり人材の確保つまり採用や、教育・研修、人事の評価といった業務をひとりで行う必要がある人事担当者のことです。
ひとり人事は、人手不足や経費の削減などの理由により、成長期の企業などで儲けられる場合が多くなります。この記事では、ひとりで仕事を引き受けている人事担当者に向けて、メリットやデメリットさらにはひとり人事でも採用を成功させるポイントについて、ご紹介します。
ひとり人事とは
ひとり人事とは、人事の仕事をひとりで担当することを指した言葉で「ボッチ人事」と表現される場合もあります。
そもそも人事部は、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源の中で特に重要とされている「ヒト」を管理する部署です。「人材の獲得」「管理」「活用」など、複数の仕事を引き受けるのが人事部であり、企業の中で一番中心といえる部署でしょう。
ひとり人事は、スタートアップ企業や中小企業に多い傾向にあるという特徴があり、会社を支える人材の採用にいたるまでの過程や、入社後の教育・研修などもひとりで担当することになります。
ひとり人事のメリット
人事の業務をひとりで行わなければならない、ひとり人事にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
人材の採用、育成、評価、人事機能の仕組みづくり、働く場合の環境づくりなど、ひとり人事をする場合には、そういった人事の業務をひとりで決めていく必要があります。
大企業の場合、人事業務の細分化がすでにされており、縦割りの組織になることが多くなります。そのため、人事担当者は、人事部長や経営幹部など管理職にあたる役職からの指示・命令のもと業務を遂行するケースがほとんどでしょう。
しかし、ひとり人事では、以下のようなメリットがあります。
- さまざまな業務をひとりで決められる
- ひとりで多岐にわたる業務の経験ができる
そのため、次に転職する時などもひとり人事だったという経験がスキルとして高い評価に繋がる可能性があるでしょう。
ひとり人事のデメリット
ひとり人事のデメリットとしては、以下のことが挙げられるでしょう。
- 経営において中心となる業務を幅広く担当する必要があるため、ひとりではコントロールがしにくくなる場面も
- 直属の上司が役員である場合が考えられ、業務内容を詳しく教えてもらえる機会が少ない
ひとり人事の場合、業務を遂行するのに、経営陣の力を借りる場面が多くなります。
また、役員が直属の上司で合った場合、種々雑多な業務が多くなる人事の仕事内容について、教えてもらえる機会が少なくなり、初めのうちは手間や時間がかかってしまうといったデメリットもあります。
経営陣は、人事の業務について詳しいわけではないので、相談は可能でも基本的には自分ひとりが中心となって取り組んでいく大変さがあるでしょう。
ひとり人事が抱える課題
最初からひとりで業務を行わなければならないひとり人事は、さまざまな課題が課せられるでしょう。ここでは、ひとり人事が抱える課題について紹介します。
就業規則を作成する課題
企業では、まず人を採用する前に就業規則の作成を行う義務があります。労働基準法に則って10人以上の従業員を雇用する場合に、労働の条件や服務規律を規則として定めなければいけません。
労働時間や賃金の決定、昇給、退職に関することなど、最初に細かく規則で決めなくてはならないため、ひとりでは手間と時間がかかってしまいます。
採用に関する課題
人事では、採用戦略や年間計画を立てて目標を達成していくことが大切になります。採用するための活動も労力を必要とします。
さまざまな媒体を使用し、採用に向けて働きかけをしなくてはいけないため、ひとりでは手いっぱいになるのがひとり人事の課題といえるでしょう。
新人教育や社員研修の課題
ひとり人事では、新人教育や社員研修などの業務もひとりで行わなくてはいけなくなる場合があるでしょう。
教育・研修ともに日程や計画、プログラムなどを作成する作業があります。計画から実施、研修にいたっては評価まで必要になる場合があるため、そのような業務をひとりで請け負うことが難しく、課題として挙げられるのです。
勤怠管理の課題
勤怠管理はとても複雑であり、社員が多ければ多いほど煩わしくなりますが、企業では多くの社員の勤怠データを確認して、漏れのないようにしなくてはいけません。
また、働き方改革などにより増えたテレワークなどの勤怠管理は特に難しいでしょう。テレワークでの勤務時間を把握するのに、ひとり人事では大変な場合もあります。
労務管理の課題
社員の労務管理上の問題を確認するのも人事の業務のひとつです。福利厚生や労働安全衛生の管理を行う必要があります。
社員が働きやすくなる職場環境の体制を整え、リスク回避も考えなくてはなりません。多くの社員を抱えている場合や多様な働き方の場合は、特に労務管理は難しくなるでしょう。
評価制度設計の課題
中小企業などでは、明確な評価設定がされておらず、社長と社員が直接話し合い決めているというパターンも少なくありません。評価が適切であり、社員本人も納得しているのであれば問題ないでしょう。
しかし、企業が持続的な成長を望む場合は、組織として評価制度をしっかり整えることが大切です。
また、誰が見ても分かりやすい評価制度は、人材を集めやすくなることにも繋がります。そのため、明確な評価制度を設計しなくていけませんが、時間がないことやひとりでどうすれば良いのかわからない場合に、頭を抱えてしまうひとり人事もいるでしょう。
ひとり人事でも採用を成功させるポイント
前述したようにひとり人事には、さまざまな課題があります。そのようなひとり人事でも採用を成功させるためのポイントについて紹介しましょう。
経営陣との協力体制の構築
人材の採用・新人教育・社員研修・人事評価などは、ひとり人事で対応するのには限界があるため、経営陣との協力体制の構築が特に大切になります。ひとりでは行えない部分の人事業務は、経営陣と協力するようにしましょう。
その際、企業理念やビジョン、人事方針を経営陣と密に共有できるよう心がけることが重要です。可能な限り経営陣と話し合う場を設けることが望ましく、自分の意見を含めながら進めていけると良いでしょう。
社内でのコミュニケーションを強化する
ひとり人事で採用を考える際、どのような人材をどのように採用したら良いのか、といった採用戦略で悩む場合も多くなるでしょう。
そのような時は、すでに社内で働いている社員とコミュニケーションを図り、採用のヒントをもらうのもポイントになります。
例えば、「自社を知ったきっかけ」「自社の何が良かったのか」など、直接社員に聞くことで企業が採用したい人物像がはっきりするでしょう。
また、人物像が明確になるので、採用後のミスマッチを防ぐことにもつながります。
ひとり人事におすすめの採用ツール・手法
ひとり人事でも採用を円滑に進めるための、おすすめ採用ツール・手法について解説します。
採用管理システム
ひとり人事の際に生じるさまざまな課題を解決するために、採用管理システムの導入を検討するのも良いでしょう。
採用管理システムの主な機能には、応募者情報管理・求人管理・選考状況管理・内定者管理などがあります。採用に関わる情報を一元管理できるほか、業務の効率化や採用力を高められるといったメリットが挙げられます。
採用管理システムは、新卒・中途どちらの採用形態で企業の求める人材を獲得するのかによって、選び方が変わるのが特徴です。
たとえば、HRMOS採用やsonarATS、採用一括かんりくんなどは、新卒と中途の採用の両方に対応しています。また、新卒に特化したものにはマイナビAOL、e2RPROがあります。
マイナビAOLCやジョブスイートキャリアは、中途採用を行う企業に多く導入されているシステムです。採用管理システムによって得意とするシステムが異なるため、自社の課題に合わせたシステムの検討をしましょう。
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内定者フォローツール
内定者フォローツールを利用すると、内定が決まった人同士または企業と内定者のコミュニケーションを促すことが可能です。サービス形態は、コミュニケーションを中心としたSNS型、入社前に意欲や知識を高めさせるeラーニング型など多岐にわたります。
また、内定者の日程調整や提出物の管理を行えるツールもあるため、採用担当者の負担を減らせる効果も期待できるでしょう。SNS型には、エブリONEやChaku2やNEXTなどがあり、eラーニング型には、サイバックスUniv.やSchooforBusinessなどのツールがあります。
さらにSNS型とeラーニング型が一緒になった内定者を多角的にフォローできるツールもあるため、ひとり人事で困っている場合には検討するのも良いでしょう。
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スカウト代行サービス
採用の効率化を図るために、自社にかわって運用を行うスカウト代行サービスの導入を考えるのもおすすめです。
多くの採用業務を行ってきた知見をもとに運用するため、さまざまな業界と人材に対して、最も効果のあるアプローチをしてくれます。
スカウト代行サービスには95%のリピート率を誇るネオキャリアや、業界でいち早くRPAを導入したキャリアマートなどがあります。採用にかかる工数削減や採用効率を上げることが期待できるでしょう。
従来の採用活動は、求人広告を出して応募を待つ「待ちの採用」が一般的でした。しかし近年では、企業がターゲット人材に直接アプローチする「攻めの採用」が注目されています。特にスカウト型採用は、条件に合う人材をピンポイントで見つける効率的な手法とし[…]
採用アウトソーシング・採用代行
ひとり人事の場合、採用アウトソーシング・採用代行を活用する方法が一番心強いかもしれません。
採用手法の多様化が進み、全てに対応しようと思うと多大な労力を費やすことになります。しかし、ひとり人事では対応しきれないのが現状です。
そのため、採用業務の一部もしくは業務全般をアウトソーシングによって補うことで解決できます。
総合系の採用代行サービスにはキャリアマート・ネオキャリアがあり、その他にもコンサル系・特化型系の採用代行サービスがあるため、代行してもらいたい業務に応じて選ぶと良いでしょう。
このようなお悩みをお持ちの方におすすめの記事です。 採用活動がうまくいっていない 採用業務を外注に依頼したい 採用アウトソーシングを導入したいが費用相場がわからない 本記事では、「採用代行（RPO）・採用アウトソ[…]
まとめ
ひとり人事の場合のメリットやデメリット、採用を成功させるためのポイントなどについて紹介しました。
人事部の仕事は、採用だけでなく教育から研修、退職にいたるまで社員に関する業務を幅広く行っていく必要があります。
ひとりで業務を遂行するには限界があるため、経営陣に協力を仰ぐのがおすすめです。そして、外部委託できる業務は、委託することで採用担当者の負担を減らせます。
活用できるものを見極めて、ひとり人事を上手に行っていきましょう。
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